Taloyhtiön huoltokirja – avain suunnitelmalliseen kiinteistönpitoon

Huoltokirjan sisällön vähimmäisvaatimukset on esitetty Suomen Rakentamismääräyskokoelman osassa A4 Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje. Huoltokirja vaaditaan sellaisiin uudisrakennuskohteisiin ja rakennuslupaa vaativiin korjausrakennuskohteisiin, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Käytössä oleville vanhemmille kiinteistöille, joille huoltokirjaa ei ole vaadittu rakennusvaiheessa, huoltokirjan laatiminen on vapaaehtoista. Sen laatimista ja käyttöä voi kuitenkin suositella kaikissa kiinteistöissä.

Taloyhtiössä huoltokirjan pääasiallisia käyttäjiä ovat isännöitsijä ja huolto-organisaatio. Koska kiinteistöt ja niiden huoltotarpeet ovat erilaisia, huoltokirja laaditaan erikseen jokaiselle kiinteistölle. Laatiminen kannattaa antaa asiaan perehtyneelle ammattilaiselle. Huoltokirja voi olla paperisessa tai sähköisessä muodossa.

Huoltokirjaa voidaan käyttää hyödyksi sekä kiinteistöhuollon kilpailuttamisessa että huollon toteuttamisen valvonnassa. Huoltokirja on kiinteistönhuollon laatukriteerien tärkein mittari. Se on usein ainoa asiakirja, jonka avulla huoltotehtävien toteutumista voidaan seurata. Huoltokirja toimii myös rakennukseen kohdistuneiden korjaustöiden dokumenttina. Kun korjaustyöt merkitään huoltokirjaan, auttaa se projektin valvonnassa ja takuuvuosien jälkiseurannassa. Huoltokirja helpottaakin tehtyjen toimenpiteiden todentamista esimerkiksi vastuukysymystilanteissa.

Huoltokirjaan kootaan kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet, tehtävät ja ohjeet sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille annettavat ohjeet. Siinä määritellään myös hyvän energiatalouden ja sisäilmaston edellyttämät hoito-, huolto- ja kunnossapitotehtävät. Huoltokirjan avulla voidaan myös seurata kiinteistön energiankulutusta. Seuranta taas mahdollistaa nopean reagoinnin poikkeavuuksiin, kuten esimerkiksi vuotoihin.

Huoltokirjaa aktiivisesti käyttämällä voidaan vähentää reaktiivisten korjaustöiden tarvetta. Suunnitelmallisen kiinteistönpidon on helppo todeta säästävän selvää rahaa; VTT:n tutkimuksen mukaan oikea-aikaisella kunnossapidolla on mahdollista vähentää 25- 30 % rakennuksen elinkaaren aikaisia korjauskustannuksia.

Huoltokirja on kustannustehokas tapa tallentaa, päivittää ja jakaa kiinteistön ylläpidossa tarvittavia tietoja. Huoltokirjaa voidaan käyttää myös tarjouspyyntöjen yhteydessä, jolloin se osana tarjouspyyntöä auttaa mitoittamaan tarkoituksenmukaisesti kiinteistönhoidon ja -huollon sekä kunnossapidon, jotta ei makseta liikaa tai turhasta. Samalla kiinteistönhuollon kilpailutus helpottuu, kun tarjouksista saadaan vertailukelpoisia kaikkien tarjousten perustuessa samaan huoltokirjaan. Myös myynti- ja ostoprosessissa mukana ollessaan huoltokirja on hyödyllinen dokumentti.

Huoltokirjasta saadaan luonnollisesti täysi hyöty vain, kun sitä täytetään aktiivisesti. Kerran huolella laaditusta mutta sittemmin unohtuneesta huoltokirjasta ei ole apua sen enempää kilpailuttamisessa kuin kiinteistökaupoissakaan. Hyvin hoidettu huoltokirja on sitä vastoin dokumentti hyvin huolletusta kiinteistöstä ja voi sellaisena jopa nostaa kiinteistön arvoa.