Osakekirjan vaihtaminen

Osakekirja on asiakirja, joka todistaa osakkeen omistuksen asunto-osakeyhtiössä. Se toimii siis ikään kuin ”omistajuuden kuittina”. Osakekirja voidaan antaa paperisena tai sähköisenä, riippuen siitä, onko taloyhtiö liittynyt Maanmittauslaitoksen ylläpitämään osakehuoneistorekisteriin.

Perinteinen paperinen osakekirja siirtyy omistajan mukana esimerkiksi asuntokaupassa, ja se voidaan pantata lainan vakuudeksi. Siksi osakekirjan eheys ja oikeellisuus ovat keskeisiä vaikkapa silloin, kun pankki tarkistaa lainan vakuuksia.

Osakekirja joudutaan vaihtamaan tai uusimaan esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Osakekirja katoaa tai tuhoutuu (esimerkiksi tulipalossa tai vesivahingossa)
• Osakekirja on virheellinen, esimerkiksi nimi- tai numerointivirheen vuoksi
• Osakeryhmän muuttuessa – esimerkiksi taloyhtiö tekee linjasaneerauksen, jossa huoneistojakauma muuttuu
• Yhtiöjärjestys muuttuu merkittävästi, ja muutos koskee osakkeiden omistukseen liittyviä oikeuksia
• Taloyhtiö siirtyy osakehuoneistorekisteriin, jolloin vanha paperinen osakekirja mitätöidään

1. Osakkeenomistaja tekee hakemuksen taloyhtiön hallitukselle tai isännöitsijälle ja pyytää uutta osakekirjaa.
2. Hallitus päättää osakekirjan vaihtamisesta yhtiökokouksen valtuutuksen perusteella. Tarvittaessa tehdään merkintä osakasluetteloon.
3. Vanha osakekirja mitätöidään ja siitä tehdään merkintä pöytäkirjaan. Tämän jälkeen uusi osakekirja laaditaan ja luovutetaan osakkaalle.

Jos osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, tarvitaan erillinen osakekirjan kuolettamismenettely.

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut niin, ettei sitä voida mitätöidä, omistaja voi hakea sen kuolettamista käräjäoikeudessa (laki velkakirjalain 5 luvun mukaan). Prosessi etenee näin:

1. Hakemus tehdään käräjäoikeudelle.
2. Käräjäoikeus antaa kuulutuksen, ja mahdolliset vastalauseet voidaan esittää tietyn määräajan kuluessa.
3. Kuolettamisen jälkeen omistaja saa oikeuden uuden osakekirjan saamiseen.

Tämä on tärkeää asuntoa myytäessä, koska ilman osakekirjaa omistusoikeutta ei voi siirtää.

Yhä useampi taloyhtiö on siirtynyt sähköiseen osakehuoneistorekisteriin, jota ylläpitää Maanmittauslaitos. Tällöin paperisia osakekirjoja ei enää käytetä.

Siirtymä edellyttää:

• Yhtiökokouksen päätöksen
• Paperisten osakekirjojen mitätöimisen ja sähköisten merkintöjen siirron omistajalle

Osakkaan kannalta tämä vähentää vaivaa esimerkiksi myyntitilanteessa – mutta edellyttää huolellista dokumentointia ja rekisterimerkintöjen oikeellisuutta.