Osakkaan ja asukkaan yksilöllinen tietopankki

Kun yksittäinen osakehuoneisto kirjataan palveluun, avautuu käyttäjälle täysin uusi näkymä, joka pitää sisällään vain omaa yhtiötä ja asuntoa koskevat tiedot. Jos osakkaalla on omistuksessaan useampi kohde voidaan nämä kaikki kirjata palveluun.

Omaan yhteystietoarkistoon on tarkoitus tallentaa kaikki yhteystiedot jotka jotenkin liittyvät kyseiseen asuntoon. Täältä löydät tarvittaessa myös yhteystiedot taloyhtiön hallituksen jäsenistä, osakkaista ja huoltohenkilöstöstä sekä esimerkiksi omat rahoitus- ja vakuutusyhtiöiden yhteyshenkilösi. Näin esimerkiksi pesuhuoneen hanan vaihtanut putkiurakoitsija löytyy useammankin vuoden takaa.

Täydellinen dokumenttiarkisto

Dokumenttiarkistoon voit tallentaa oman osakkeen piirustukset, sekä mahdolliset osakehuoneiston korjaustöistä tehdyt tarjouspyynnöt ja urakkasopimukset kaikkine liitetiedostoineen. Osakkeen kauppakirjajäljennös sekä vuokrattujen huoneistojen vuokrasopimukset ovat myös täällä tallessa omissa vuosimapeissaan. Omaa taloyhtiötä koskevat tiedot, kuten hallituksen päätökset sekä yhtiökokouspöytäkirjat löytyvät helposti aikajärjestyksessään dokumenttiarkistosta. Oman osakkeen tiedot ovat luonnollisesti vain osakkeenomistajan itsensä nähtävillä ja näin täältä löytyvät arkistot myös esimerkiksi työ- ja perheasioille. Esimerkiksi lasten lukujärjestykset ja kilpailutulokset voi kätevästi tallentaa omaan arkistoonsa.

Taloyhtiön sisäinen tiedote- ja keskustelukanava tuo tietoosi mitä taloyhtiössä on tapahtumassa, mutta itsekin voit hyödyntää sitä lähettämällä esimerkiksi ympärilläsi olevien asuntojen omistajille tiedotteen että viikonlopun aikana asunnossasi tehdään remonttitöitä ja valitat sen mahdollisesti aiheuttamaa meteliä. Tai yhtä hyvin voit kysyä haluaako joku noutaa itsellesi ylimääräiseksi jääneen television tms. tms. Jos jokin hanoistasi vuotaa voit lähettää viestin huoltoyhtiölle ja pyytää heitä ilmoittamaan koska se ollaan tulossa korjaamaan.

Jokaisessa asunnossa on olemassa huolto- tai korjaustöitä joihin eivät yleisohjeet tarkkaan sovi. TaloyhtiöOptimissa asukas voi tehdä itse asuntoaan koskevia huolto-ohjeita ja selventää ohjetta tarvittaessa valokuvin. Näin esimerkiksi matkoilla ollessaan on helppo opastaa jotakin muuta tekemään tarvittavan huoltotyön pyytämällä katsomaan kyseistä ohjetta arkistosta. Koska ohjelma antaa muistutuksen tulevasta tapahtumasta voi tänne vapaasti tallentaa myös esimerkiksi tietoja joistain suuremmista tapahtumista tai merkkipäivistä. Näin taataan asian muistaminen kun se on ajankohtaista.

Kun joskus olet myymässä asuntoasi eteenpäin antaa ostaja varmasti suuren arvon huoneistosta tekemällesi huoltokirjalle ja sille että kaikki tarvittava tietous on helposti käsillä. Kaikki nämä myytävää osaketta koskevat tiedot siirrät myynnin yhteydessä helposti uudelle omistajalle. Näin hän voi osaltaan jatkaa asunnon tietojen täydentämistä. Edellä esitetty on vain pieni läpileikkaus sivuston tuomista mahdollisuuksista asukkaalle/osakkaalle. Asukkaalle ja osakkaalle koko palvelu on täysin maksuton, ei liittymis-, kuukausi- tms. maksuja.