Ovatko tiedot taloyhtiösi vastuuhenkilöistä ajan tasalla kaupparekisterissä?

Hallituksen valinta ei ole julkinen, ennen kuin valitut hallituksen jäsenet on ilmoitettu kaupparekisteriin ja tieto on rekisteröity. Rekisteröimällä valinnan hallitus ja sen jäsenet saavat myös kaupparekisteritiedoista ilmenevän oikeuden edustaa yhtiötä ulkopuolisiin nähden. Toimivaltaa ei tarvitse enää rekisteröinnin jälkeen osoittaa esim. jäljennöksellä yhtiökokouksen pöytäkirjasta.

Hallituksen jäsenten valinnan ilmoittamista kaupparekisteriin ei ole sanktioitu, mutta käytännön syistä on syytä huolehtia valinnan aiheuttamista muutoksista yhtiön hallituksessa heti päätöksenteon jälkeen. Hallitus voi hoitaa tämän itse tai antaa rekisteröinnin isännöitsijän tehtäväksi.

Ulkopuolisella ei ole mahdollisuutta tietää hallituksen kokoonpanoa, jos se poikkeaa kaupparekisteriin merkitystä.

Käytännössä on tullut esiin tilanteita, joissa kaupparekisteriin merkitty yhtiön hallitus koostuu henkilöistä, jotka eivät enää ole elossa. Tällaisessa tilanteessa voi syntyä ongelma muun muassa siitä, kuka on oikeutettu edustamaan yhtiötä. Jäljennös yhtiökokouksen pöytäkirjasta osoittaa, ketkä ovat tulleet valituiksi hallitukseen, mutta ilman pöytäkirjajäljennöstä asiantilan osoittaminen ei ole mahdollista, koska rekisterimerkintä puuttuu.

Hallituksen on muutoinkin huolehdittava siitä, että rekisteröitävät yhtiön tiedot ovat ajan tasalla. Näin ollen yhtiöjärjestyksen muutoksista, isännöitsijän vaihtumisesta tms. seikoista on ilmoitettava kaupparekisteriin

Joissain tapauksissa henkilöllä, joka on jätetty valitsematta hallitukseen ja jonka toimikausi on siis päättynyt, on henkilökohtainen syy poistaa itseään koskeva merkintä. Tällaisessa tapauksessa yksittäisellä hallituksen jäsenellä on oikeus ilmoittaa eroamisestaan kaupparekisteriin. Erillistä eroamisilmoitusta ei tarvita tilanteessa, jossa ilmoitetaan uusi hallitus.

Teksti: Markku Asmala, asianajaja, Asianajotoimisto Asmala Härmäläinen Santavuo Oy