Näin taloyhtiön hallitus toimii: valinnat, vastuut ja tehtävät

Asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenen toimikausi päättyy hänen valintaansa seuraavan valinnasta päättävän varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä muusta määräaikaisesta tai toistaiseksi jatkuvasta toimikaudesta.

Hallituksen jäsenet valitsee yleensä yhtiökokous. Yhtiöjärjestykseen voidaan kuitenkin ottaa määräys siitä, että alle puolet taloyhtiön hallituksen jäsenistä voidaan valita muussa järjestyksessä.

Hallituksesta eroaminen

Taloyhtiön hallituksen jäsenyys on vapaaehtoista, mistä seuraa, että hallituksen jäsen voi erota koska tahansa. Eroamisesta tulee ilmoittaa hallitukselle. Hallituksen jäsenen voi erottaa se, joka hänet on valinnut, käytännössä siis hallituksen jäsenen erottaa yhtiökokous.

Jos taloyhtiön hallitus ei täytä hallituksen jäsenen eroamisen jälkeen asunto-osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen määräystä hallituksen kokoonpanosta, tulee hallituksen muiden jäsenten huolehtia siitä, että toimenpiteisiin uuden hallituksen jäsenen valitsemiseksi ryhdytään. Mikäli kaikki hallituksen jäsenet eroavat, jokainen heistä on erikseen vastuussa siitä, että taloyhtiön yhtiökokous kutsutaan koolle uuden hallituksen valitsemiseksi.

Kelpoisuusvaatimukset

Hallituksen jäsenellä ei ole erityisiä kelpoisuusvaatimuksia. Asunto-osakeyhtiölain 7-luvun 10 §:n mukaan hallituksen jäsenenä ei voi olla oikeushenkilö eikä alaikäinen tai henkilö, jolle on määrätty edunvalvoja. Hallituksen jäsenenä ei myöskään voi olla henkilö, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu tai joka on konkurssissa.

Vähintään yhdellä (1) hallituksen jäsenellä oltava asuinpaikka Euroopan talousalueella, ellei rekisteriviranomainen myönnä yhtiölle lupaa poiketa tästä. Tavallista on, että taloyhtiön hallitus valitaan osakkeenomistajien keskuudesta.

Isännöitsijä voi olla hallituksen jäsen.

Korjaustarvekartoitus ja -suunnitelma

Taloyhtiön hallituksen eräs keskeisimpiä tehtäviä on huolehtia siitä, että varsinaiselle yhtiökokoukselle laaditaan vuosittain selvitys yhtiön rakennusten ja kiinteistön korjaustarpeesta. Selvitystä tulee päivittää ja seurata vuosittain, jotta osakkeenomistajat voivat varautua sekä korjaustöihin että niistä aiheutuviin kustannuksiin. Samalla taloyhtiön omaisuuden hoito tulee entistä suunnitelmallisemmaksi.

Taloyhtiön hallitukselle on laissa asetettu velvollisuus laatia taloyhtiölle pitkäaikaisempi korjaussuunnitelma. Lain 6 luvun 3 §:n mukaan on taloyhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiön rakennusten ja kiinteistön kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden aikana. Edellytyksenä selvitykselle on kuitenkin, että korjaustarve vaikuttaa huoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin huoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin.

Tarkoituksena on antaa osakkeenomistajille mahdollisuus varautua korjaustyön taloudellisiin ja muihin vaikutuksiin.

Hallituksella tulee olla puheenjohtaja, milloin hallituksen jäsenmäärä on enemmän kuin yksi. Puheenjohtajan valitsee hallitus, ellei yhtiöjärjestyksessä tai hallitusta valittaessa yhtiökokouksessa ole toisin päätetty.

Puheenjohtaja valitaan ääntenenemmistöllä, ja tasatilanteessa valinnan ratkaisee arpa.

Taloyhtiön isännöitsijä voi olla hallituksen puheenjohtajana, jos kaikki osakkeenomistajat suostuvat siihen tai yhtiöjärjestyksessä on tästä määräys.

Hallituksen puheenjohtajan tehtävät

Puheenjohtajan yleistehtäviin kuuluu huolehtia hallituksen kokoontumisesta sekä siitä, että kokousten päätökset kirjataan asianmukaisesti pöytäkirjaan ja että pöytäkirjaan saadaan kaikki vaadittavat allekirjoitukset (yleensä tästä on maininta yhtiöjärjestyksessä).

Hallituksen puheenjohtajan tulee huolehtia siitä, että pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla asianmukaista jälkivalvontaa varten.

Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen osakeoikeuttaan tai velvollisuuksiaan yhtiötä tai muita osakkeenomistajia kohtaan.

Taloyhtiöllä voi olla isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä on tästä maininta tai yhtiökokous niin päättää. Yhtiökokous voi siten päättää isännöitsijän valinnasta, vaikka yhtiöjärjestyksessä ei tätä määräystä olisikaan.

Isännöitsijän nimittää hallitus, jonka samalla tulisi sopia isännöitsijän kanssa hänen tehtäviensä yksityiskohtaisemmasta sisällöstä sekä kustannusten korvaamisesta.

Isännöitsijä voi olla luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö. Jos isännöitsijänä on yhteisö, sen tulee ilmoittaa hallitukselle, kuka toimii päävastuullisena isännöitsijänä yhteisössä.

Isännöitsijäksi tulisi yleensä valita, jos taloyhtiössä on useampia huoneistoja, alan ammattilainen. Suotavaa on, että isännöitsijän tehtävien hoitamisesta tehdään kirjallinen sopimus, jossa on myös luetteloitu isännöitsijän vastuulla olevat tehtävät, isännöitsijälle maksettavan korvauksen perusteet sekä, jos tietyistä tehtävistä maksetaan erillis- tai lisäkorvausta, sen perusteet.

Isännöitsijä toimii yhtiön hallituksen alaisuudessa sen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallituksen valvontaan liittyy se, että isännöitsijän tulee huolehtia kirjanpidon lainmukaisuudesta sekä varainhoidon järjestämisestä luotettavasti. Yksinkertaistaen voisi todeta, että isännöitsijä huolehtii käytännön toimista, joita hallitus valvoo.

Hallituksen tulisi korvausvastuun varalle ja taloyhtiön edun vuoksi huolehtia siitä, että isännöitsijällä ja tarvittaessa myös hallituksella itsellään on asianmukainen vastuuvakuutus.

Isännöitsijään sovelletaan uuden asunto-osakeyhtiönlain hallituksen jäseniä koskevia 7-luvun 2§:n 4. momentin (pätemätön päätös), 4 §:n (esteellisyys) ja 10 §:n (kelpoisuus) säännöksiä.

Isännöitsijä voi erota tehtävästään ilmoittamalla siitä hallitukselle. Hallitus voi myös erottaa isännöitsijän. Ellei muusta ole esim. isännöintisopimuksessa sovittu, ero tulee voimaan välittömästi.

Asunto-osakeyhtiölain 7-luvun 4 §:n nojalla hallituksen jäsen ja isännöitsijä eivät ottaa osaa asian käsittelyyn, joka koskee

1. hallituksen jäsenen ja isännöitsijän sekä yhtiön välistä sopimusta tai muuta oikeustoimea;
2. sellaista hänen hallinnassaan olevan osakehuoneiston uudistusta tai muuta kuin välttämätöntä kunnossapitoa, joka poikkeaa muiden osakkeenomistajien ao. huoneistojen kunnossapidosta tai uudistamisesta;
3. hänen huoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan tai
4. sopimusta tai muuta oikeustoimea yhtiön ja kolmannen välillä mikäli hallituksen jäsenellä tai isännöitsijällä olisi odotettavissa siitä olennaista etua, joka voisi olla ristiriidassa taloyhtiön edun kanssa

Asunto-osakeyhtiölain 1-luvun 10 §:n nojalla ei hallituksen jäsen tai isännöitsijä ole oikeutettu ryhtymään sellaiseen toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle epäoikeutettua etua yhtiön tai muiden osakkeenomistajien kustannuksella.

Asunto-osakeyhtiölain 7-luvun 22 §:n nojalla taloyhtiötä edustaa hallitus, joka kirjoittaa sen toiminimen. Isännöitsijällä puolestaan on oikeus edustaa yhtiötä sellaisissa asioissa, jotka kuuluvat hänen tehtäviinsä.

Yhtiöjärjestyksessä on usein yhtiön edustamisesta lisämääräyksiä. Niiden perusteella esimerkiksi hallituksen jäsen tai kaksi yhdessä sekä isännöitsijä voivat edustaa yhtiötä.

Hallituksella voi lisäksi olla oikeus edustamisoikeuden antamiseen yhtiöjärjestyksen määräyksen perusteella muulle henkilölle.

Oikeus edustaa yhtiötä tarkoittaa myös oikeutta yhtiön toiminimen kirjoittamiseen.