Taloyhtiöiden taloushallintotutkimus
Osoitteessa www.omataloyhtio.fi järjestettiin 6.5.- 3.6.2010 taloyhtiöiden isännöitsijöille ja muille taloyhtiöiden taloushallinnosta vastaaville ja sitä hyväksikäyttäville henkilöille suunnattu tutkimus, jonka tarkoituksena oli selvittää, kuinka taloyhtiöiden taloushallinto on järjestetty ja mitä parannettavaa siinä voisi olla. Tutkimus toteutettiin osana Turun Kauppakorkeakoulussa tehtävää pro gradu -tutkielmaa, jossa Omataloyhtiö.fi-palvelun sisälle rakennetaan taloyhtiöille suunnattu kokonaisvaltainen taloushallinto-osio.
Taloushallinto-osion kehittäminen
Omataloyhtiö.fi etsii motivoituneita taloyhtiöitä Omataloyhtiö.fi-palvelun taloushallintoosion kehittämiseen. Tarkoituksena on toteuttaa verkkopohjainen taloudenhallintajärjestelmä, joka palvelee parhaalla mahdollisella tavalla taloyhtiöiden kaikkien eri osapuolten tarpeita. Palvelun kehityksessä taloushallinnon asiantuntijana toimii yksi Suomen suurimmista talous- ja palkkahallinnon palveluyrityksistä, Pretax Yhtiöt, mutta tarvitsemme myös kokemuksia ja ideoita kentältä, palvelun tulevilta käyttäjiltä. Jos taloyhtiönne on kiinnostunut olemaan mukana taloushallinto-osion kehityksessä sekä testauksessa, jätä vapaamuotoinen hakemus alla olevasta linkistä.
Tutkimus sai hyvän vastaanoton
Suorittamamme tutkimus sai käyttäjiltämme hyvän vastaanoton. Tutkimukseen vastasi kaiken kaikkiaan 212 eri osapuolen edustajaa. Vastanneista
- 41% oli osakkaita
- 28% oli taloyhtiön hallituksen jäseniä
- 39% oli taloyhtiön hallituksen puheenjohtajia
- 22% oli isännöitsijöitä
- 10 % entisiä hallituksen puheenjohtajia tai jäseniä
Osakkaat
Osakkaiden osalta tutkimme suhtautumista jäsentilikäytäntöön. Käytännössä nämä jäsentilit tulevat toimimaan taloyhtiön ja osakaan välisen maksuliikenteen keskittymänä. Vastanneista käyttäjistä selkeästi yli puolet kokisi reaaliaikaisen maksuvelvoitteiden seurannan henkilökohtaista taloudenhallintaa helpottavana ja selkeyttävänä apuvälineenä.
Hallitustyöskentely
Hallitustyöskentelyn apuvälineenä verkkopohjainen taloudenhallinta sai todella hyvän vastaanoton. Sen sijaan, että epätietoisuus taloyhtiön taloustilanteesta jatkuisi, löytyi vastanneiden parista paljon halukkuutta ja tarvetta entistä avoimemmalle kirjanpidolle. Vuosittaiset tilinpäätökset koetaan epäselviksi ja kuluerien seuraaminen hankalaksi. Verkkopohjaisen taloudenhallinnan yksi tärkeimmistä tavoitteista on jatkuvan raportoinnin mahdollisuus ja juuri tätä vastaajat toivoivatkin:
"Läpinäkyvyyttä pitää ehdottomasti saada lisää nykyiseen käytäntöön, jossa 4 kertaa vuodessa ainoastaan taloyhtiön hallituksen jäsenet pääsevät seuraamaan yhtiön talouden kehittymistä asianmukaisesti. Sama pätee ainakin osin myös muihin osakkaisiin, jotka oikeastaan vain yhden kerran vuodessa pääsevät jyvälle yhtiön oikeasta taloudellisesta tilanteesta!"
"Reaaliaikainen rahatilanteen seuranta olisi hyvä, kun hallituksen puheenjohtajana suoritan öljytilaukset, ulkopuoliset työtilaukset ym. niin tietäisi rahatilanteen missä vaiheessa voi tehdä mitäkin."
Tutkimukseen vastanneista hallitustyöskentelijöistä 80 % kokee reaaliaikaisen talouden seurannan helpottavan taloyhtiön hallituksessa työskentelyä. Myös ristiriitojen ja epäselvyyksien koetaan vähenevän merkittävästi. Hallitusvastuun kantamisesta tulee reaaliaikaisuuden seurauksena riskittömämpää, sekä taloyhtiön taloudenhallinnasta kaikin puolin selkeämpää. Eräänä pointtina tutkimuksessa tuli ilmi, että juoksevien kustannusten seuranta mahdollistaa myös kiinteistönhallinnan entistä paremmin, esimerkiksi lämmöstä, sähköstä ja vedestä aiheutuvien kustannusten osalta.
"Seurannan pitäisi olla "reaaliaikaiseen" talousarvioon vertaava. Esimerkiksi korjauskustannuksille tulisi olla tarkempi kohdennus, ainakin arvaamattomille korjauskohteille ja eritoten vakuutus- ja/tai muille korvauksille mahdollistavissa tapauksissa."
Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että aiemmin hallituksessa työskennelleet olivat muita vahvemmin sitä mieltä, että tarkkuutta ja ajanmukaisuutta taloudenhallintaan tarvitaan. Lähes kaikki entiset hallitustyöskentelijät katsoivat ostopalveluiden laadun paranevan, taloyhtiön hallinnan helpottuvan sekä riskien pienenevän mikäli hallituksella olisi jatkuva katseluoikeus taloyhtiön taloushallintoon.
Isännöinti
Isännöitsijöiltä kyselimme mm. nykyiseen taloudenhallintaan liittyviä asioita. Tutkimuksessa kävi ilmi, että sähköisten palveluiden käyttö on verkkopankkia lukuun ottamatta vielä suhteellisen harvinaista. Hallitukselle myönnettävän taloushallinnon katseluoikeuden ovat myös isännöitsijät valmiita ottamaan vastaan ja valtaosa vastanneista uskoo uusistuksien helpottavan paitsi hallituksen myös isännöitsijän toimintaa. Tärkeimpänä uudistuksena isännöitsijät kokevat vastikkeisiin ja muihin vuokrankantoon liittyvien tietojen käsittelyn sekä ostoreskontran automatisoinnin. Raportoinnin lisääminen koettiin kaikkien vastaajien parissa tarpeelliseksi ja mahdollisuuksien mukaan se olisi hyvä toteuttaa sähköisesti, vain 25 % vastanneista kokee paperisen version tarpeelliseksi.
Tutkimus sai osakseen paljon vapaita kommentteja, joka osaltaan kertoo olemassa olevista ongelmista taloudenhallinnassa. Seuraavana vaiheena toteutamme yhteistyössä käyttäjiemme kanssa eri osapuolten tarpeiden kartoittamisen.
Suuret kiitokset kaikille kyselyyn vastanneille. Vastanneiden kesken arvoimme lomaviikon Levillä (palkinnon arvo 1290 eur).
Viikon Levillä voitti:
Kristina Backman
Helsinki
Onnittelut voittajalle!
Aiheeseen liittyvää
Taloyhtiön osakas ei maksa osuuttansa, miten edetä?
Voiko varastotilojen sähkönkulutuksen laskuttaa erikseen?
Ilmanvaihto kuntoon putkiremontin yhteydessä
Kenelle lipputangon siirtäminen kuuluu?
Tutustu taloyhtiösi energiankulutukseen tarkemmin
Fastlock Uni -valokatteella helposti uusi ilme kiinteistölle
Luetuimmat
Uusimmat