Yhtiökokousmateriaalia huoneistotietojärjestelmästä

Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa ylläpito huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Vanhoille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on vapaaehtoista.

Taloyhtiön hallituksen pitää tehdä päätös osakeluettelon siirrosta Maanmittauslaitokselle. Ennen siirron aloittamista tulee tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla. Tarvittaessa tiedot tulee selvittää ennen osakeluettelon siirtoa. Lisäksi tulee varmistaa, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen ja tehdä tarvittaessa yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) palvelussa.

Vuoden 2019 alusta lukien isännöitsijäntodistukseen on pitänyt merkitä tieto siitä, kuuluuko yhtiö huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi isännöitsijäntodistukseen on merkittävä tieto siitä, kuuluuko se osakeryhmä, josta isännöitsijäntodistus annetaan, huoneistotietojärjestelmään.

Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Jos taloyhtiöllä on isännöitsijä, hallitus ja isännöitsijä sopivat siirron toteutuksesta.

Jos taloyhtiön tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmässä, on taloyhtiön tiedot mahdollista tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedoston avulla osakeluettelon siirtopalveluun.

Osakeluettelon siirto tehdään kaupparekisteristä saatavien valtuuksien perusteella. Tämän vuoksi kannattaa tarkastaa, että kaupparekisterissä on oikeat tiedot taloyhtiön isännöitsijästä ja hallituksen puheenjohtajasta.

Kaupparekisterissä olevien taloyhtiön yhteystietojen tulee olla ajan tasalla, koska Maanmittauslaitos käyttää näitä tietoja, kun se ilmoittaa taloyhtiölle omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään.

Osakeluettelon siirrosta on ilmoitettava osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan. Osakeluettelon siirron jälkeen osakkeenomistaja voi hakea omistuksensa rekisteröintiä ja osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta.

Siirron jälkeen taloyhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloa ja selvittää omistajavaihdostilanteita päättyy. Taloyhtiö saa jatkossa tiedot huoneistotietojärjestelmästä.

Siirron jälkeen taloyhtiö voi hakea ajantasaisen osakeluettelon sekä osakkaiden yhteystiedot maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta.

Jos taloyhtiöllä on käytössä isännöintijärjestelmä, tiedot on mahdollista saada käyttöön suoraan isännöintijärjestelmään Maanmittauslaitoksen tarjoaman rajapintapalvelun kautta.

Lisätietoa:

• Maanmittauslaitoksen yhtiökokousmateriaali taloyhtiöille