Huoneistotietojärjestelmä - osa 1

Sähköisen asunto-osakerekisterin eli huoneistotietojärjestelmän perustaminen ja suunnittelu aloitettiin vuonna 2015 Maa- ja metsätalousministeriön johdolla. Varsinainen perustamishanke päättyi vuoden 2019 lopussa, jolloin Maanmittauslaitos otti huoneistotietojärjestelmän käyttöön. Vaikka varsinainen hanke on päättynyt vuoden 2019 lopussa, järjestelmän kehittäminen jatkuu edelleen.

Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, kun tiedot osakehuineistoista, niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituksista ovat sähköisessä muodossa, yhdessä keskitetyssä järjestelmässä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Tämä ei ainoastaan paranna kansalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia, vaan samalla järjestelmä helpottaa kymmenien tuhansien ihmisten päivittäistä käytännön työtä niin taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistönvälityksessä, rahoituslaitoksissa kuin julkishallinnossakin.

Laki huoneistotietojärjestelmästä (HTJ) tuli voimaan 1.1.2019. Samalla alkoi tietojen kerääminen valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään.

Nykyisin uudet taloyhtiöt perustetaan suoraan digitaalisesti eli sähköiseen muotoon, näin ollen paperisia osakekirjoja ei enää paineta. Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt viedään sähköiseen järjestelmään kaksivaiheisesti.

Ensin taloyhtiöt vievät järjestelmään tiedot yhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön osakeluettelon, tähän tarkoitukseen luodulla ja 2020 keväällä käyttöönotetulla siirtopalvelulla.

Vasta taloyhtiön hoidettua oman osuutensa tietojen siirrosta huoneistotietojärjestelmään on osakkeenomistajien vuoro. Osakkeenomistajat voivat hakea Maanmittauslaitokselta omistuksensa rekisteröintiä omistamilleen huoneistoille. Osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä korvaa jatkossa paperisen osakekirjan käyttämisen osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Ennen siirtoa taloyhtiön tulee tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla ja ne vastaavat yhtiöjärjestyksessä olevia tietoja. Mahdolliset muutokset edellä mainittuihin tulee tehdä ennen osakeluettelon siirtoa, koska Maanmittauslaitos ei tarkista annettuja tietoja. Tietojen oikeellisuudesta vastaa siis taloyhtiö. Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa.

Osakeluettelon voi huoneistotietojärjestelmään siirtää taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä sekä henkilö, jolle valtuutus siirron tekemiseen on annettu suomi.fi-palvelussa. On erittäin tärkeää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla, koska mm. kyseinen asiointioikeus tarkistetaan kaupparekisteristä. Siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä.

Maa- ja metsätalousministeriön 15.1.2021 päivätyn tiedotteen mukaan taloyhtiöille asetettua aikaa siirron tekemiseen on jatkettu 31.12.2023 saakka. Lisäajan myöntämisellä on haluttu antaa taloyhtiöille riittävästi aikaa valmistautua ja näin varmistaa siirron sujuvuus. Maanmittauslaitos ei peri maksu osakeluettelon siirrosta kun siirto tehdään määräajassa. Siirrosta on tiedotettava osakkaille viipymättä, koska se vaikuttaa niin taloyhtiön kuin osakkaidenkin toimintaan jatkossa.

Lisätietoa siirtomenettelystä löytyy mm. Maanmittauslaitoksen Huoneistotietojärjestelmän internet-sivuilta

Huoneistotietojärjestelmä

Lähteet:
Maanmittauslaitos
Osakehuoneistorekisteri
Valtioneuvoston kanslia, pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma 29.5.2015
Maa- ja metsätalousministeriö

Tekstin tarkastaja: Maanmittauslaitos