Huoneistotietojärjestelmä - osa 1

Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on tullut siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Määräaika siirrolle päättyi 31.12.2023.

Jos taloyhtiö ei ole tehnyt siirtoa määräajassa, sen on tehtävä se viipymättä. Siirto on edelleen mahdollista, mutta Maanmittauslaitos voi periä siitä maksun, ja käsittelyaika voi olla aiempaa pidempi.

Osakeluettelon siirto on nykyisin pakollinen – taloyhtiö ei voi enää ylläpitää omaa osakeluetteloa paperimuodossa tai isännöitsijäjärjestelmässä ilman yhteyttä huoneistotietojärjestelmään. Ennen siirtoa yhtiön on varmistettava, että osakeluettelon tiedot vastaavat yhtiöjärjestyksen tietoja.

Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettävien tietojen oikeellisuutta, vaan vastuu tietojen paikkansapitävyydestä säilyy taloyhtiöllä.

Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on keskittää asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakehuoneistoja koskevat tiedot yhteen, sähköiseen rekisteriin. Järjestelmästä löytyvät tiedot huoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista, mikä parantaa tiedon saatavuutta ja luotettavuutta kaikille osapuolille.

Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön esimerkiksi kauppojen ja lainojen vakuuksien yhteydessä. Samalla järjestelmä helpottaa isännöinnin, kiinteistönvälityksen, rahoituslaitosten ja viranomaisten työtä, kun ajantasaiset tiedot ovat saatavilla suoraan yhdestä lähteestä.

Huoneistotietojärjestelmä lisää myös avoimuutta ja vähentää virheiden riskiä. Taloyhtiöt hyötyvät erityisesti siitä, että Maanmittauslaitos vastaa osakeluettelon ylläpidosta ja omistustietojen rekisteröinnistä. Tämä keventää taloyhtiöiden hallinnollista työtä ja varmistaa, että tiedot pysyvät yhdenmukaisina eri toimijoiden välillä.

Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään, yhtiön hallinnollinen työ helpottuu merkittävästi. Osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle, ja yhtiö saa ajantasaiset tiedot osakkaista ja heidän yhteystiedoistaan suoraan järjestelmästä.

Yhtiö saa huoneistotietojärjestelmästä tiedot hallinnon ja muun tavanomaisen toiminnan hoitamista varten maksutta. Omistusten rekisteröinnistä ja tietojen ylläpidosta vastaa Maanmittauslaitos, joten yhtiön ei enää tarvitse selvittää omistuksia manuaalisesti tai pitää kirjaa paperisina dokumentteina.

Järjestelmä ilmoittaa taloyhtiölle automaattisesti, kun omistuksessa tapahtuu muutos. Tämä parantaa tiedonkulkua ja vähentää virheiden mahdollisuutta esimerkiksi yhtiökokouskutsuja tai vastikelaskutusta laadittaessa.

Lisärakentamisen tai uusien osakkeiden perustamisen yhteydessä yhtiö hyötyy siitä, ettei uusia paperisia osakekirjoja tarvitse enää painattaa. Lisäksi taloyhtiön velvollisuus valvoa varainsiirtoveron maksamista on poistunut, sillä Maanmittauslaitos saa tarvittavat tiedot suoraan Verohallinnolta.

Huoneistotietojärjestelmän tietopalvelut tukevat erityisesti pieniä yhtiöitä, jotka ovat aiemmin ylläpitäneet osakeluetteloa käsin. Kun tiedot ovat sähköisessä ja keskitetysti ylläpidetyssä muodossa, yhtiön toiminta muuttuu turvallisemmaksi, läpinäkyvämmäksi ja ajantasaisemmaksi.

Laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) tuli voimaan 1.1.2019, ja sen myötä osakehuoneistojen tiedot on alettu siirtää valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään. Kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt perustetaan nykyisin suoraan sähköiseen järjestelmään, eikä niille enää paineta paperisia osakekirjoja.

Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt on velvoitettu siirtämään osakeluettelonsa järjestelmään. Kun siirto on tehty, osakkeenomistajat voivat hakea Maanmittauslaitokselta sähköistä omistajamerkintää omistamilleen huoneistoille. Paperinen osakekirja mitätöidään samalla, ja sen oikeusvaikutus päättyy.

Sähköinen omistajamerkintä toimii jatkossa ainoana todisteena osakehuoneiston omistuksesta. Se helpottaa asuntokauppaa, lainan vakuushallintaa ja panttausten kirjaamista, sillä kaikki osakehuoneistojen tiedot löytyvät keskitetysti huoneistotietojärjestelmästä.

Sähköinen järjestelmä lisää myös turvallisuutta: paperisia osakekirjoja ei voi enää kadottaa, väärentää tai käyttää useaan kertaan. Omistajanvaihdokset, panttaukset ja rajoitukset kirjataan Maanmittauslaitoksen toimesta, mikä vähentää hallinnollisia virheitä ja nopeuttaa prosesseja.

Ennen siirtoa taloyhtiön tulee tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla ja ne vastaavat yhtiöjärjestyksessä olevia tietoja. Mahdolliset muutokset edellä mainittuihin tulee tehdä ennen osakeluettelon siirtoa, koska Maanmittauslaitos ei tarkista annettuja tietoja. Tietojen oikeellisuudesta vastaa siis taloyhtiö. Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa.

Osakeluettelon voi huoneistotietojärjestelmään siirtää taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä sekä henkilö, jolle valtuutus siirron tekemiseen on annettu suomi.fi-palvelussa. On erittäin tärkeää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla, koska mm. kyseinen asiointioikeus tarkistetaan kaupparekisteristä. Siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä.

Jos taloyhtiö ei tehnyt osakeluettelon siirtoa määräajassa 31.12.2023 mennessä, siirto on tehtävä viivytyksettä. Maanmittauslaitos voi periä maksun myöhästyneestä siirrosta, ja käsittelyaika voi olla tavanomaista pidempi. Siirto tehdään edelleen Maanmittauslaitoksen sähköisen siirtopalvelun kautta, johon kirjaudutaan vahvalla tunnistautumisella.

Kun siirto on hyväksytty, osakeluettelo poistuu taloyhtiön omasta ylläpidosta, ja Maanmittauslaitos vastaa jatkossa sen ylläpidosta ja uusien omistusten rekisteröinnistä. Taloyhtiö saa jatkossa automaattisesti ilmoituksen jokaisesta omistajanvaihdoksesta huoneistotietojärjestelmän kautta.

Lisätietoa siirtomenettelystä ja ajantasaiset ohjeet löytyvät Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta: Huoneistotietojärjestelmä

Lähteet:
Maanmittauslaitos
Osakehuoneistorekisteri
Maa- ja metsätalousministeriö