Miten taloyhtiön tilinpäätös ja PTS selitetään osakkaille ymmärrettävästi

Ongelma ei yleensä ole siinä, etteivätkö osakkaat haluaisi ymmärtää taloyhtiön asioita. Vaikeus syntyy siitä, että tieto annetaan usein muodossa, joka avautuu parhaiten kirjanpitoon, kunnossapidon suunnitteluun tai hallintoon perehtyneelle.

Tilinpäätöksessä vastaan tulevat tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja toimintakertomus. PTS taas voi näyttää remonttilistalta, josta ei käy ilmi, mikä on ajankohtaista, mikä alustavaa ja mitä vaikutuksia hankkeilla voi olla vastikkeisiin. Taloyhtiön näkökulmasta asiakirjat voivat olla loogisia. Osakkaalle ne jäävät helposti irrallisiksi. Tilinpäätöksen tarkoitus on kuitenkin antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta, ja kunnossapitotarveselvityksen tehtävä on kertoa tulevien vuosien olennaisista korjaustarpeista.

Siksi hallituksen ja isännöitsijän tehtävä on toimittaa asiakirjat osakkaille ja avata niiden sisältö tavalliselle lukijalle.

Kun tätä avaa osakkaille, numeroita tärkeämpää on kertoa, mitä ne tarkoittavat arjessa. Jos hoitokulut nousivat selvästi, olennainen tieto ei ole pelkkä nousun määrä vaan myös syy. Nousivatko lämmityskulut, kasvoivatko korjausmenot vai tuliko vuoden aikana jokin yllättävä menoerä? Jos taseessa näkyy paljon velkaa, osakkaan kannattaa ymmärtää, liittyykö se jo tehtyihin suuriin remontteihin vai johonkin sellaiseen, joka vaikuttaa tuleviin rahoitusvastikkeisiin.

Usein ongelmaksi jää juuri tämä. Osakkaille annetaan luvut, mutta niiden merkitystä ei avata.

Taloyhtiöissä puhutaan usein PTS:stä, vaikka yhtiökokouksessa käsiteltävä lakisääteinen asiakirja on vuosittain annettava kirjallinen kunnossapitotarveselvitys. Hallituksen on asunto-osakeyhtiölain mukaan esitettävä selvitys yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitotarpeista seuraavan viiden vuoden ajalle.

Selvitykseen kuuluvat ne toimenpiteet, joilla on olennainen vaikutus osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin asumiskustannuksiin. Isännöintiliiton mukaan selvitys annetaan yhtiökokoukselle tiedoksi. Siitä ei siis päätetä samalla tavoin kuin varsinaisesta remontista.

PTS, eli pitkän tähtäimen suunnitelma, on puolestaan usein tätä laajempi työkalu. Se voidaan laatia esimerkiksi kymmenelle vuodelle, jotta taloyhtiö ja osakkaat näkevät paremmin, mitä korjauksia voi olla tulossa pidemmällä aikavälillä. Se ei siis ole sama asia kuin lain vaatima viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys, vaikka arjen puheessa nämä menevät helposti sekaisin.

Tämä ero kannattaa sanoa osakkaille suoraan. Muuten syntyy helposti väärä käsitys siitä, että jokainen PTS:ssä näkyvä hanke olisi jo päätetty tai että sen toteutusvuosi olisi varma.

PTS ei kerro, mitä varmasti tehdään, vaan mihin taloyhtiön on syytä varautua.

Kun asia sanotaan näin, osakas ymmärtää heti asiakirjan tarkoituksen. PTS ei ole uhkalista eikä myöskään lupaus siitä, että kaikki tapahtuu juuri mainittuna vuonna. Se on ennakoinnin väline. Sen arvo on siinä, että se auttaa hahmottamaan, onko yhtiössä tulossa esimerkiksi putkiremonttia, julkisivukorjausta, kattoremonttia, ikkunoiden uusimista tai lämmitysjärjestelmän päivityksiä lähivuosina.

Osakkaan kannalta tärkein tieto ei silti ole pelkkä korjauksen nimi. Tärkeintä on ymmärtää, kuinka todennäköinen hanke on, missä vaiheessa valmistelu on ja voiko sillä olla vaikutusta vastikkeisiin tai asumiseen. Juuri nämä tiedot tekevät PTS:stä hyödyllisen.

Kaikkea ei tarvitse lukea yhtä tarkasti. Useimmille osakkaille olennaisin tieto löytyy kohdista, jotka vaikuttavat suoraan taloyhtiön maksukykyyn ja tuleviin menoihin.

Ensimmäinen tällainen kohta on tilikauden tulos ja sen taustalla oleva selitys. Jos tulos on heikko, pitää ymmärtää miksi. Toinen on tase, josta näkyvät varat ja velat. Kolmas on toimintakertomus tai talousarviovertailu, jos niissä avataan vuoden aikana tapahtuneita poikkeamia. Vastikerahoituslaskelmasta taas näkee, mihin osakkaiden maksamat vastikerahat ovat käytännössä menneet.

Katso ensin, riittivätkö rahat normaaliin toimintaan, paljonko yhtiöllä on velkaa ja näkyykö asiakirjoissa jokin poikkeama, joka voi ennakoida lisämenoja.

Jos taloyhtiö haluaa parantaa osakkaiden ymmärrystä, yhtiökokouksessa ei kannata vain käydä läpi otsikoita ja todeta, että asiakirjat on toimitettu. Paljon toimivampi tapa on sanoittaa jokainen pääasia arkikielelle.

Tilinpäätöksestä voi esimerkiksi sanoa, että vuoden aikana lämmitys ja korjaukset maksoivat ennakoitua enemmän, mutta yhtiön talous pysyi hallinnassa. Tai että kulut nousivat siinä määrin, että vastiketasoa on syytä tarkastella. PTS:stä voi puolestaan todeta, että seuraavan viiden vuoden aikana näkyvissä on erityisesti julkisivun ja vesikaton korjaustarpeita, mutta niiden aikataulu ja toteutustapa tarkentuvat vasta jatkoselvitysten jälkeen.

Tällainen esitystapa tekee asioista ymmärrettäviä ilman että niitä yksinkertaistetaan liikaa.

Taloyhtiössä syntyy herkästi turhaa vastakkainasettelua, jos osakkaat kokevat, että heille puhutaan asiakirjoilla mutta ei itse asiasta. Silloin epäluulo kohdistuu helposti sekä hallitukseen että isännöintiin, vaikka ongelma olisi siinä, ettei tietoa ole avattu kunnolla.

Siksi tilinpäätöksen ja PTS:n selittäminen ymmärrettävästi on osa hyvää taloyhtiön hallintaa. Kun osakas ymmärtää, mitä taloyhtiössä on tapahtunut ja mitä on todennäköisesti tulossa, hänen on helpompi hyväksyä myös vaikeita päätöksiä.

Lopulta kysymys on varsin arkinen. Osakas haluaa tietää, ovatko taloyhtiön rahat hallinnassa ja onko nurkan takana remontti, joka näkyy omassa kukkarossa. Tilinpäätös vastaa ensimmäiseen kysymykseen, PTS toiseen. Kun nämä kaksi asiakirjaa avataan selkeällä suomella, koko taloyhtiön keskustelu paranee.