Taloyhtiön remontti vaiheittain – näin hallitus ja osakkaat etenevät oikein

Usein jo rakennushankkeen valmisteluapua ostetaan ulkopuoliselta asiantuntijalta. Näin pyritään taklaamaan valmisteluvaiheen virheet, jotka voivat johtaa uusiin virheisiin projektin johtamisessa, työmaavalvonnassa, takuuaikaisissa katselmuksissa tai jälkitarkastuksissa.

Suuremmat remontointihankkeet etenevät taloyhtiöissä samalla tavalla. Esimerkkinä tässä artikkelissa käytetään taloyhtiön remonttia, joka kattaa julkisivupinnoitteiden, ikkunoiden, parvekeovien sekä parvekkeiden lasitusten ja kaiteiden uusimisen.

Julkisivuremontti on tyypillinen esimerkki laajasta korjaushankkeesta. Samaa etenemismallia voidaan soveltaa myös muihin suuriin yhteisiin remontteihin, kuten putki- ja kattourakoihin. Laajemmissa muutoksissa tarvitaan yleensä myös rakennus- tai toimenpidelupa, joten valmisteluun kannattaa ottaa mukaan ammattilainen jo varhaisessa vaiheessa.

Taloyhtiössä tehdään kuntoarvio, jossa määritellään korjaustarpeet ja niiden kiireellisyys useiksi vuosiksi eteenpäin.

Joskus korjauksiin pakottavat yllättävät vesi- tai muut vahingot. Asukas tai taloyhtiön hallitus on voinut havaita taloyhtiön ulkoseinien pinnoitteiden ja ikkunoiden kunnon rapistumista, tai rakennus on vain ikääntynyt ja alkanut "ränsistyä".

Kuntoarvion perusteella hallitus laatii asunto-osakeyhtiölain edellyttämän kunnossapitotarveselvityksen, jossa esitetään viiden vuoden korjaustarpeet. Tarvittaessa yksittäisistä rakenteista tehdään tarkempia kuntotutkimuksia. Kuntoarvion tulokset esitellään yhtiökokouksessa, jotta osakkaat tietävät, millaisia remontteja tulevina vuosina on odotettavissa.

Korjaustarpeesta tehdään esitys isännöitsijälle tai taloyhtiön hallitukselle, jotka käsittelevät asian ja vievät sen tarvittaessa yhtiökokouksen päätettäväksi.

Päätöksentekoa edeltävään vaiheeseen kuuluu usein hankesuunnittelu, jossa selvitetään eri toteutusvaihtoehdot, alustavat kustannukset ja vaikutukset asumiseen. Isännöitsijä laatii rahoituslaskelman ja arvioi, miten hanke voidaan rahoittaa vastikkein tai lainalla.

Avustusmahdollisuudet ovat viime vuosina vähentyneet, mutta esimerkiksi hissi- ja esteettömyysavustuksia voi edelleen hakea ARA:lta. Muut aiemmat tukimuodot, kuten sähköautojen latausinfran rakentamiseen tai energiaremontteihin liittyneet avustukset, ovat pääosin päättyneet. Ajantasainen tilanne kannattaa aina tarkistaa ennen hankkeen käynnistämistä.

Taloyhtiö voi tässä vaiheessa perustaa projektiryhmän, joka toimii hallituksen ja isännöitsijän tukena. Projektiryhmä ei tee sitovia päätöksiä, vaan valmistelee niitä hallitukselle ja yhtiökokoukselle. Ryhmässä on hyvä olla sekä teknistä että taloudellista osaamista, jotta se pystyy arvioimaan suunnitelmia ja tarjouksia kriittisesti.

Laajoissa hankkeissa on suositeltavaa palkata ulkopuolinen rakennuskonsultti tai projektipäällikkö ohjaamaan hankesuunnittelua ja ennakkosuunnitelmien laatimista. Näin varmistetaan, että urakkamuoto, aikataulu ja kustannusarvio perustuvat realistisiin lähtötietoihin.

Päätöksentekoa edeltävä vaihe kestää tavallisesti 1–3 kuukautta, mutta laajoissa hankkeissa jopa puoli vuotta. Korjaustoimenpiteiden suunnitteluun ja läpikäyntiin on syytä varata riittävästi aikaa ennen varsinaiseen rakentamiseen ryhtymistä.

Suunnitteluvaihe alkaa, kun taloyhtiö valitsee tarvittavat suunnittelijat ja mahdolliset kuntotutkimusten tekijät. Hallitus vastaa rakennuttajana siitä, että hankkeessa on pätevä pääsuunnittelija, joka vastaa suunnitelmien yhteensopivuudesta ja viranomaisvaatimusten täyttymisestä.

Jo tässä vaiheessa on hyödyllistä nimetä rakennuttajakonsultti tai projektipäällikkö, joka seuraa suunnittelun etenemistä, kustannuksia ja aikataulua hallituksen puolesta.

Suunnittelu voidaan toteuttaa myös KVR-urakkana (kokonaisvastuurakentaminen), jossa urakoitsija vastaa sekä suunnittelusta että toteutuksesta. KVR-urakka on taloyhtiölle helppo hallinnoida, mutta tarjousten vertailu voi olla hankalaa, sillä sisältö ja laatutaso vaihtelevat. Tarjouspyynnöissä on siksi tärkeää kuvata tarkasti, mitä halutaan tehtäväksi ja millä aikataululla.

KVR-urakan rinnalla käytetään nykyään myös suunnittele ja toteuta -malleja, joissa urakoitsija osallistuu suunnitteluun rajatusti. Jos taas päätetään teettää erilliset suunnitelmat, valitaan suunnittelijat kilpailutuksen perusteella. Kilpailutuksen hoitaa yleensä isännöitsijä tai rakennuskonsultti.

Erilliset suunnitelmat teetetään niiltä osin kuin niitä tarvitaan. Julkisivuremontissa suunnitelmat laaditaan yleensä arkkitehti-, rakenne-, LVI- ja sähkösuunnittelijoiden yhteistyönä. Suunnitelmat tarvitaan sekä lupakäsittelyä että urakkakilpailua varten, ja niissä määritellään tarkasti värit, materiaalit, parvekkeiden ratkaisut sekä rakenteiden kunnostustavat.

Rakennushankkeeseen on lain mukaan nimettävä pääsuunnittelija, joka vastaa suunnitelmien yhteensovittamisesta ja viranomaisvaatimusten täyttymisestä. Hallituksen tehtävänä on varmistaa, että suunnittelijoilla on tehtävän edellyttämä pätevyys.

Suunnitteluvaiheen aikana pidetään muutamia suunnittelukokouksia projektiryhmän tai hallituksen kanssa. Niissä seurataan työn etenemistä ja varmistetaan, että suunnitelmat pysyvät sovitussa budjetissa. Valmistuneista suunnitelmista järjestetään yleensä ylimääräinen yhtiökokous, jossa ne esitellään ja hyväksytään tarjouskilpailun pohjaksi.

Rakennuskonsultti laatii tämän jälkeen kustannusarvion, joka perustuu vastaaviin toteutuneisiin hankkeisiin ja toimii pohjana urakoitsijoiden tarjouspyynnöille.
Suunnitteluvaihe kestää tavallisesti 2–6 kuukautta riippuen hankkeen laajuudesta.

Kun suunnitelmat ovat valmiit, valitaan yritykset, joille tarjouspyynnöt lähetetään. Jokaiselle työsuoritukselle pyritään saamaan useita tarjouksia – käytännössä noin neljästä seitsemään urakoitsijaa.

Tarjouspyynnöissä määritellään mahdollisimman tarkasti työn laajuus, aikataulu ja laatutaso. Tarjousten vertailun tekee yleensä rakennuskonsultti tai isännöitsijä, ja se esitetään hallitukselle sekä yhtiökokoukselle. Vertailussa huomioidaan hinnan lisäksi referenssit, aikataulu ja käytettävät materiaalit.

Vertailuperusteet on hyvä dokumentoida kirjallisesti ennen päätöstä. Näin varmistetaan, että päätös kestää tarkastelun myöhemminkin ja täyttää hallituksen huolellisuusvelvoitteen.

Osakkailla on oikeus saada nähtäväksi päätöksenteon kannalta keskeiset asiakirjat, kuten tarjousvertailu ja urakkasopimusluonnos. Urakoitsijavalinta tehdään yhtiökokouksessa tai hallituksen valtuutuksen perusteella.

Valinnan jälkeen laaditaan urakkasopimus, joka perustuu yleensä YSE 1998- tai 2022-ehtoihin. Sopimus määrittää työn laajuuden, hinnan, vastuut ja aikataulut.

Kilpailutusvaihe kestää tavallisesti 2–3 kuukautta, riippuen hankkeen koosta ja tarjousten määrästä.

Kun hanke etenee suunnittelusta toteutukseen, hallituksen vastuu kasvaa. Taloyhtiö toimii rakennuttajana, ja sen on huolehdittava siitä, että urakka etenee sovitun mukaisesti, aikataulussa ja budjetissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hallitus seuraa projektin etenemistä säännöllisesti ja varmistaa, että rakennuttajakonsultilla tai valvojalla on riittävät valtuudet valvoa työmaata yhtiön puolesta.

Rakennusvaiheen aikana tiedottaminen on yksi hallituksen tärkeimmistä tehtävistä. Osakkaille on kerrottava ajoissa työn aikatauluista, vaikutuksista asumiseen ja mahdollisista lisätöistä. Hyvä tiedonkulku vähentää ristiriitoja ja helpottaa käytännön arkea koko työmaan ajan.

Kun urakka valmistuu, pidetään loppukatselmus ja laaditaan vastaanottopöytäkirja, johon merkitään mahdolliset puutteet ja takuukorjaukset. Hallituksen tehtävä on huolehtia myös takuuaikaisista tarkastuksista, yleensä 1–2 vuoden kuluttua urakan päättymisestä. Näin varmistetaan, että korjaukset kestävät ja että urakoitsija vastaa mahdollisista virheistä sopimuksen mukaisesti.

Onnistunut remontti ei siis perustu pelkkään urakoitsijan ammattitaitoon, vaan huolelliseen valmisteluun, suunnitteluun ja seurantaan. Kun hallitus käyttää asiantuntijoita, dokumentoi päätökset ja tiedottaa avoimesti, hanke pysyy hallinnassa – ja koko taloyhtiö hyötyy tuloksesta pitkällä aikavälillä.