Yhtiökokouskutsu - täyttöohje
Asunto-osakeyhtiölain mukaan jokaiselle osakkeenomistajalle on toimitettava kirjallinen yhtiökokouskutsu. Kutsu on toimitettava kaikille niille osakkeenomistajille, joiden postiosoite on yhtiön tiedossa tai sähköpostitse niille, jotka ovat ilmoittaneet yhtiölle sähköpostiosoitteen kutsun toimittamista varten.
Kutsu on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen yhtiökokousta. Vaikka yhtiöjärjestyksessä määrättäisiin lyhemmästä kutsuajasta, on noudatettava lain mukaista kahden viikon kutsuaikaa. Kutsun toimittamisella tarkoitetaan kirjeen jättämistä postiin tai sähköpostin lähetysajankohtaa. Kutsun perilletulon ajankohta ei siis ole tässä ratkaiseva. Jos yhtiöjärjestyksessä vaaditaan, että kokouskutsu lähetetään kirjattuna kirjeenä, on yhtiöjärjestyksen määräystä noudatettava. Jos useampi henkilö omistaa yhdessä osakehuoneiston, on kokouskutsu lähetettävä jokaiselle osakkeenomistajalle elleivät he ole ilmoittaneet yhtiölle yhteistä edustajaa.
Kokouskutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa on ilmoitettava myös missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.
Huomioi, että jos yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen muuttamista, on kutsussa mainittava myös muutoksen pääasiallinen sisältö (muutosehdotus). Hallituksen ehdotus kokonaisuudessaan on tällöin hyvä olla myös tämän kokouskutsun liitteenä.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa on esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys tarpeesta sellaiseen yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitoon yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden aikana, joka vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin; sekä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdat. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on siis esitettävä myös ns. kunnossapitotarveselvitys.
Yhtiökokouskutsuun voidaan myös liittää ehdotus kokouksen esityslistaksi.