Ohjeet yhtiökokouskutsun tekemiseen
Sisältää yhtiökokouskutsun mallipohjan
Yhtiökokouskutsu on tärkeä asiakirja, joka osakkeenomistajien tulee saada vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Tässä artikkelissa käsitellään yhtiökokouskutsun vaatimuksia, toimitustapoja ja sisältöä asunto-osakeyhtiölain mukaan. Opit, mitä kokouskutsussa on mainittava ja kuinka varmistat, että kutsu täyttää lain edellytykset.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan jokaiselle osakkeenomistajalle on toimitettava kirjallinen yhtiökokouskutsu. Kutsu on toimitettava kaikille niille osakkeenomistajille, joiden postiosoite on yhtiön tiedossa tai sähköpostitse niille, jotka ovat ilmoittaneet yhtiölle sähköpostiosoitteen kutsun toimittamista varten.
Kutsuaika ja toimitustapa
Kutsu on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen yhtiökokousta. Vaikka yhtiöjärjestyksessä määrättäisiin lyhemmästä kutsuajasta, on noudatettava lain mukaista kahden viikon kutsuaikaa. Kutsun toimittamisella tarkoitetaan kirjeen jättämistä postiin tai sähköpostin lähetysajankohtaa. Kutsun perilletulon ajankohta ei siis ole tässä ratkaiseva.
Erityisvaatimukset yhtiöjärjestyksessä
Jos yhtiöjärjestyksessä vaaditaan, että kokouskutsu lähetetään kirjattuna kirjeenä, on yhtiöjärjestyksen määräystä noudatettava. Jos useampi henkilö omistaa yhdessä osakehuoneiston, on kokouskutsu lähetettävä jokaiselle osakkeenomistajalle elleivät he ole ilmoittaneet yhtiölle yhteistä edustajaa.
Kutsun sisällön vaatimukset
Kokouskutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa on ilmoitettava myös missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.
Info
Yhtiöjärjestyksen muutosehdotukset
Huomioi, että jos yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen muuttamista, on kutsussa mainittava myös muutoksen pääasiallinen sisältö (muutosehdotus). Hallituksen ehdotus kokonaisuudessaan on tällöin hyvä olla myös tämän kokouskutsun liitteenä.
Kunnossapitotarveselvityksen esittäminen
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa on esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys tarpeesta sellaiseen yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitoon yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden aikana, joka vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin; sekä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdat. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on siis esitettävä myös ns. kunnossapitotarveselvitys.
Esityslista ja kokousasiakirjat
Yhtiökokouskutsuun voidaan myös liittää ehdotus kokouksen esityslistaksi. Kutsussa tulee olla selkeästi esillä kaikki käsiteltävät asiat, jotta osakkaat voivat valmistautua kokoukseen asianmukaisesti.
Yhtiökokouskutsun mallipohja
[Taloyhtiön nimi]
Yhtiökokouskutsu
Päivämäärä: [Päivämäärä]
Aika: [Kokouksen päivämäärä ja kellonaika]
Paikka: [Kokouksen paikka, esim. taloyhtiön kokoushuone tai etäyhteysosoite]
KUTSU YHTIÖKOKOUKSEEN
Asunto-osakeyhtiön [Taloyhtiön nimi] osakkeenomistajat kutsutaan yhtiökokoukseen, joka pidetään [päivämäärä] klo [kellonaika]. Kokous pidetään [paikka] tai etäyhteyksien kautta.
KOKOUKSEN ESITYSLISTA:
Kokouksen avaaminen
Pöytäkirjantarkastajien valinta
Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Vahvistetaan edellisen kokouksen pöytäkirja
Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittely
- Hallituksen esitys tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta
Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle
Taloyhtiön yhtiövastikkeiden määrääminen
- Hallituksen esitys yhtiövastikkeen suuruudeksi ja jakautumiseksi
Investointisuunnitelmat ja merkittävät kunnossapitotyöt
- Käsitellään mahdolliset perusparannukset, korjaukset ja tulevat investoinnit
Hallitusjäsenten valinta
- Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta tai erovuoroisten hallituksen jäsenten valinta
Muuta käsiteltävää
- Osakkaiden esittämät asiat, jotka ovat saapuneet ennen kokousta
- Mahdolliset aloitteet tai ehdotukset, jotka on hyväksytty kokouskutsussa käsiteltäviksi
HENKILÖKOHTAINEN KUTSU
Jos osakas ei voi osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti, voi hän valtuuttaa toisen osakkaan tai henkilön edustajakseen kirjallisella valtakirjalla. Valtakirjat on toimitettava yhtiölle ennen kokousta.
Ilmoittautuminen
Ilmoittautumiset kokoukseen pyydetään tekemään viimeistään [ilmoittautumispäivämäärä] mennessä sähköpostitse osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai puhelimitse numeroon [puhelinnumero].
Lisätiedot
Lisätietoja kokouksesta ja käsiteltävistä asioista voi kysyä taloyhtiön isännöitsijältä [isännöitsijän yhteystiedot].
Tervetuloa!
[Taloyhtiön nimi]
Hallitus
Sinua voisi kiinnostaa myös:
Luetuimmat
Uusimmat