Ohjeet yhtiökokouskutsun tekemiseen

Kutsuaika ja toimitustapa

Kutsu on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen yhtiökokousta. Vaikka yhtiöjärjestyksessä määrättäisiin lyhemmästä kutsuajasta, on noudatettava lain mukaista kahden viikon kutsuaikaa. Kutsun toimittamisella tarkoitetaan kirjeen jättämistä postiin tai sähköpostin lähetysajankohtaa. Kutsun perilletulon ajankohta ei siis ole tässä ratkaiseva.

Erityisvaatimukset yhtiöjärjestyksessä

Jos yhtiöjärjestyksessä vaaditaan, että kokouskutsu lähetetään kirjattuna kirjeenä, on yhtiöjärjestyksen määräystä noudatettava. Jos useampi henkilö omistaa yhdessä osakehuoneiston, on kokouskutsu lähetettävä jokaiselle osakkeenomistajalle elleivät he ole ilmoittaneet yhtiölle yhteistä edustajaa.

Kutsun sisällön vaatimukset

Kokouskutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa on ilmoitettava myös missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.

Kunnossapitotarveselvityksen esittäminen

Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa on esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys tarpeesta sellaiseen yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitoon yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden aikana, joka vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin; sekä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdat. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on siis esitettävä myös ns. kunnossapitotarveselvitys.

Esityslista ja kokousasiakirjat

Yhtiökokouskutsuun voidaan myös liittää ehdotus kokouksen esityslistaksi. Kutsussa tulee olla selkeästi esillä kaikki käsiteltävät asiat, jotta osakkaat voivat valmistautua kokoukseen asianmukaisesti.

[Taloyhtiön nimi]
Yhtiökokouskutsu

Päivämäärä: [Päivämäärä]
Aika: [Kokouksen päivämäärä ja kellonaika]
Paikka: [Kokouksen paikka, esim. taloyhtiön kokoushuone tai etäyhteysosoite]

KUTSU YHTIÖKOKOUKSEEN

Asunto-osakeyhtiön [Taloyhtiön nimi] osakkeenomistajat kutsutaan yhtiökokoukseen, joka pidetään [päivämäärä] klo [kellonaika]. Kokous pidetään [paikka] tai etäyhteyksien kautta.

KOKOUKSEN ESITYSLISTA:

Kokouksen avaaminen

Pöytäkirjantarkastajien valinta

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Vahvistetaan edellisen kokouksen pöytäkirja

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittely

• Hallituksen esitys tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta

Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle

Taloyhtiön yhtiövastikkeiden määrääminen

• Hallituksen esitys yhtiövastikkeen suuruudeksi ja jakautumiseksi

Investointisuunnitelmat ja merkittävät kunnossapitotyöt

• Käsitellään mahdolliset perusparannukset, korjaukset ja tulevat investoinnit

Hallitusjäsenten valinta

• Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta tai erovuoroisten hallituksen jäsenten valinta

Muuta käsiteltävää

• Osakkaiden esittämät asiat, jotka ovat saapuneet ennen kokousta
• Mahdolliset aloitteet tai ehdotukset, jotka on hyväksytty kokouskutsussa käsiteltäviksi

HENKILÖKOHTAINEN KUTSU

Jos osakas ei voi osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti, voi hän valtuuttaa toisen osakkaan tai henkilön edustajakseen kirjallisella valtakirjalla. Valtakirjat on toimitettava yhtiölle ennen kokousta.

Ilmoittautuminen
Ilmoittautumiset kokoukseen pyydetään tekemään viimeistään [ilmoittautumispäivämäärä] mennessä sähköpostitse osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai puhelimitse numeroon [puhelinnumero].

Lisätiedot
Lisätietoja kokouksesta ja käsiteltävistä asioista voi kysyä taloyhtiön isännöitsijältä [isännöitsijän yhteystiedot].

Tervetuloa!

[Taloyhtiön nimi]
Hallitus