Koronaepidemian vuoksi siirrettyjen yhtiökokousten takaraja häämöttää

Asunto-osakelain mukaan yhtiökokous voidaan järjestää etäkokouksena joko postin tai teknisen apuvälineen avulla, mikäli asiasta on määrätty yhtiöjärjestyksessä tai hallitus asiasta näin päättää, ellei hallituksen päätäntävaltaa tässä asiassa ole yhtiöjärjestyksessä rajoitettu. Asunto-osakeyhtiölaki ei määrittele, voidaanko postina hyväksyä myös sähköposti. Käytännössä näin on kuitenkin jo toimittu.

Mikäli taloyhtiössä päädytään tarjoamaan osakkaille osallistumista yhtiökokoukseen etäyhteydellä, on tästä tietenkin mainittava yhtiökokouskutsussa, samoin siinä on mainittava, jos tämä menettely rajoittaa osakkeenomistajan puhevaltaa. Edellytyksenä menettelyn käyttämiselle kuitenkin on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää.

Etäkokokous voidaan pitää ryhmäpuheluna tai etäkokoussovelluksia esim. Teams/Office 365, Zoom ja Google Hangouts hyödyntämällä. Hallituksen jäsenillä ja isännöitsijällä on varmaankin käsitys siitä, millaisia valmiuksia osakkaille on tällaiseen kokoukseen osallistua. Iäkkäimmille osakkaille tällaiset sovellukset saattavat olla oudompia. Toisaalta taas tällaisten sovellusten käyttö voisi jatkossakin parantaa mahdollisuuksia osallistua kokoukseen, jos ikä, sairaus tai vamma on tuonut mukanaan rajoitteita liikkumiseen. Muilla paikkakunnilla asuville osakkaille tämä mahdollistaisi joustavamman mahdollisuuden osallistua yhtiön päätöksentekoon.

Etäyhteydellä tai postin välityksellä voidaan tarjota osakkaille mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen, mutta se ei sulje pois sitä, että kokous pitää fyysisesti järjestää ja osakkailla on halutessaan siihen mahdollisuus osallistua. Asunto-osakeyhtiölaki ei määrittele, mikä on se kokoonpano ja montako henkilöä kokouspaikalla pitää vähintään olla paikalla. Käytännössä paikalla useimmiten ovat isännöitsijä ja kokouksen puheenjohtaja. Estettä sillekään ei ole, että kokouksen puhetta johdetaan etänä.

Etäkokoussovelluksella osallistuvia on hyvä pyytää ilmoittautumaan yhtiökokoukseen ennakkoon, jotta heille voidaan lähettää osallistumislinkki kokoukseen.

Kokouksesta laaditaan normaaliin tapaan pöytäkirja ja sen allekirjoittavat vähintäänkin puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja.

Yhtiökokous voidaan myös jättää pitämättä, mikäli kaikki osakkaat ovat yksimieleisiä sekä kokouksen pitämättä jättämisestä kuin päätettävistä asioistakin. Käytännössä tämä toimii parhaiten pienissä taloyhtiöissä.

Päätökset tulee kirjata ylös, päivätä ja numeroida sekä vähintään kahden osakkaan allekirjoitettava. Yksimielisyyden osoittamiseksi tarvittaessa myöhemmin, olisi hyvä, jos kaikki osakkaat allekirjoittaisivat päätökset.

Yhtiökokousta järjestettäessä tulisi huomioida turvavälit, hankkia käsidesiä kokoustilaan ja alueellisen tilanteen mukaan kasvomaskejakin. Osakkaita voi myös ohjeistaa, ettei kokoukseen tulla oireisena ja muistuttaa valtuuttamismahdollisuudesta. Kokouspaikkaa valitessa voi miettiä ihan uusia kokouspaikkojakin, sään salliessa kokouksen voi pitää vaikka taloyhtiön pihalla tai autokatoksessa.

Koronatartuntatilanne voi muuttua nopeastikin huonompaan suuntaan, ja viranomaisilta ja Suomen hallitukselta tulla suosituksia tai jopa rajoituksia kokoontumisille, joten taloyhtiöiden on hyvä seurata tilannetta ja huomioida nämä kokousjärjestelyissä.

Katso ajankohtaiset kokoontomisrajoitukset tästä!