Tiedonantovelvollisuus koskee kaikkia rakentajia, tästä on kyse

Tiedonantovelvollisuuden tarkoituksena on harmaan talouden kitkeminen rakennusalalla. Tiedonantovelvollisuutta ohjaavat pääasiassa verotusmenettelylaki, veronumerolaki ja työturvallisuuslaki ohjeistuksineen. Käytäntöä ohjaavat erilaiset epävirallisemmat suositukset.

Velvollisuus tiedonantoon alkoi 2014 ja se koskee kaikkea rakennustyötä – keskeneräisten hankkeiden osalta myös ilmoitusajankohdan jälkeisiä tapahtumia. On tilaajan velvollisuus raportoida Verohallinnolle kaikkien yli 15 000 euron urakkasopimusten ja näiden laskutusten tiedot.

Lisäksi rakennushankkeen päätoteuttaja raportoi yhteiseltä rakennustyömaalta kaikki sopimuksensa perusteella työmaalla työtä tekevien työntekijätiedot veronumeroineen. Työntekijätietojen ilmoitusvelvollisuus koskee myös esimerkiksi pumppuauton ja elementtien kuljettajia ja suunnittelijoita.

Valvontatehtävät, kuten suunnittelu, eivät kuuluneet velvollisuuteen ennen vuotta 2014. Sen jälkeen myös vastaavat työnjohtajat, valvojat ja työmaakokouksiin osallistujat on pitänyt kirjata päätoteuttajan kirjoihin. Työmaalla satunnaisesti käyvillä vierailla ei ole sopimusta työmaalla, joten heidän tietojaan ei tarvitse kirjata. Turvallisuuden vuoksi on kuitenkin hyvä pitää kirjaa myös vierailijoista.

Yksityinen kotitalous tekee ilmoituksensa nykyisen ohjeistuksen mukaan kerran ennen käyttöönottoa edellyttävää loppukatselmusta. Ilmoitusvelvollisuus täyttyy, kun yksityinen rakentaja rakentaa tai korjaa rakennusta siten, että urakkaan tarvitaan rakennuslupa.

Yksityiseen kotitalouteen kohdistuvat helpotukset eivät koske ammattilaisia yksityisen hankkeessa. Esimerkiksi talotoimittaja tai merkittävää osuutta työstä tekevä rakennusliike voidaan tulkita päätoteuttajaksi ja työntekijätietojen osalta ilmoitusvelvolliseksi.

Yksityisen rakentajana toimivan tiedonantovelvollisen on ilmoitettava:

1. tiedonantovelvollista koskevat yksilöintitiedot
2. kiinteistön kiinteistötunnus taikka asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön Y-tunnus
3. rakennuskohteen sijainti
4. rakentamistyön suorittaneita työntekijöitä ja yrityksiä koskevat yksilöintitiedot
5. tieto maksetuista suorituksista
6. työskentelyn alku- ja loppupäivämäärä
7. tieto, jos rakentamistyöstä ei ole maksettu palkkoja tai muita vastikkeita

Kotitalouden vastuulla on koota ja ylläpitää tiedot koko hankkeen ajalta ja toimittaa ne Suomi. fi-palvelun kautta Verohallintoon. Tunnistautumiseen Suomi.fi-palveluun tarvitaan verkkopankkitunnukset.

Yksityinen kotitalous saa verohallinnolta postitse todistuksen ilmoituksen jättämisestä. Tämä todistus tulee esittää katselmuksessa rakennustarkastajalle.

On huomioitava, että yksityisen henkilön esimerkiksi asuntosijoittamiseen liittyvä toiminta voidaan tulkita ammattimaiseksi ja näin se tulee kuukausittaisen ilmoittamisen piiriin. Helpotukset henkilöluettelon ja henkilötunnisteiden pidosta koskevat vain yksityisen kotitalouden omaan käyttöön tulevaa kohdetta.

Taloyhtiö on tiedonantovelvollisuuden näkökulmasta ammattimainen tilaaja, ja ellei toisin ole sovittu, myös päätoteuttaja yhteisen työmaan osalta. Voidaan olettaa, että ilmoitusvelvollisuuden luontevin hoitaja taloyhtiössä on isännöitsijä.

Taloyhtiöiden osalta tulee myös muistaa, että ilmoitusvelvollisuus on ammattimaisuudesta johtuen kuukausittainen.

Kun ilmoittaja on taloyhtiö ja muodostuu yhteinen työmaa, tulee yhtiön hoitaa päätoteuttajavelvoitteet, eli ylläpitää ja ilmoittaa työntekijätiedot. Jos ilmoitusvelvollinen on yksityinen kotitalous, hanketta koskevat yksityisen kotitalouden helpotukset myös taloyhtiön vastuualueella olevan työn osuudelta. Tällöin myös taloyhtiön valtuuttaman työn osalta vastuuvelvolliseksi rakennuttajaksi tulisi yksityinen kotitalous, mikä on tärkeää huomioida.

Yksityisen kotitalouden helpotukset eivät nykyohjeistuksen mukaan koske hankkeen kokonaisvastuun sopimuksellaan ottanutta päätoteuttajaa. Tämä voi asettaa taloyhtiön vaikeaan asemaan. Taloyhtiön tulee nimittäin varmistaa, että osakas ilmoittaa taloyhtiön tarvitsemat tiedot koko urakkaketjustaan siten, ettei isännöitsijä hukkuisi muutosilmoituksista aiheutuviin töihin.

Hankkeen päätoteuttajavelvoitteita hoitavan tehtävänä on ilmoittaa Verohallinnolle työntekijätiedot oman tilaajavelvoitteensa lisäksi. Työntekijätiedoissa on mukana henkilön veronumeron ja yksilöllisten tunnistetietojen lisäksi myös ulkomaisen työntekijän osoiteja yksilöintitiedot kotimaassaan. Pakollisena tietona on myös työmaalla työskentelyn aloitus- ja lopetusajankohta, muttei tämänhetkisen ohjeistuksen mukaan työmäärät tai -ajat.

Päätoteuttajan tulee pitää työturvallisuuslain perusteella Aluehallintoviraston ohjeiden mukaista luetteloa työntekijöistä yhteisellä työmaalla. Näihin luetaan AVI:n 30.3.2014 päivitetyn muistion mukaan kaikki sopimuksensa perusteella työmaalla työskentelevät, eli myös suunnittelijat, pumppuauton ja elementtiauton kuljettajat tietyissä tilanteissa sekä mahdollisesti myös aiemmin velvoitteista vapautetut valvontatehtävien suorittajat.

Lista työntekijöistä voi olla missä tahansa muodossa, kunhan se on esitettävissä työmaalla ja se sisältää säädetyt tiedot.

Päätoteuttajien kannattaa ilmoitusvelvollisuuden hoitamisessa huomata, että heidän omaa työtään säästää merkittävästi, jos urakoitsija toimittaa työntekijätietoja päätoteuttajan valitsemalla ratkaisulla. Jos käytäntö ei ole urakoitsijan perustoimintatavan mukainen, aiheuttaa tämä urakkakohtaisia lisä- ja piilokustannuksia, kun urakoitsija käyttää enemmän aikaa toimistollaan vaatimusten täyttämiseksi.

Haasteita, erityisesti taloyhtiömaailmassa toimiessaan, on myös rakennuttavalla yrityksellä. Tulkinnoista riippuen voi olla, että rakennuttajana toimiva yritys ei lopulta olekaan varsinainen rakennuttaja. Näin esimerkiksi on yrityksillä, jotka tekevät osin taloyhtiön valtuuttamaa muutostyötä esimerkiksi uusissa remontoitavissa toimitiloissaan.

Massarakennuttajilla voi olla haasteena myös toiminnan tehokkuus niissä tapauksissa, joissa ilmoitusvelvollisuudesta huolehtiminen aiheuttaa koko urakoitsijaketjussa merkittäviä piilo- ja lisäkustannuksia. Näissä tapauksissa on tärkeää, että ilmoitusvelvollisuuden hoitoon valittu palvelu soveltuu myös kaikkien yhteistyökumppaneiden käyttöön.

Jokaisen tiedonantovelvollisuuden piiriin tulleen tulee huomioida palveluita tähän valitessaan, että kyseessä on hanke- ei yrityskohtainen lainsäädäntö. Tietoja yhdistävänä tekijänä on hankeyhteys, jonka kautta myös Verohallinto tietoa vertailee. Tämä aiheuttaa sen, että on syytä hakea hankekohtaisesti tehokkainta ratkaisua.

Keskeistä on, että valittu ratkaisu soveltuu mahdollisimman hyvin kaikille hankkeen osapuolille. Mitä poikkeavampi valittu ratkaisu on muiden hankkeen osapuolien ratkaisuista ja toimintamalleista, sitä kalliimmaksi velvoitteiden hoitaminen tulee aiheutuvan ylimääräisen työn vuoksi.

Ratkaisujen kilpailuttamisessa keskeiseksi tulee ratkaisun vaikutus rakentamisen kokonaiskustannuksiin. Nämä maksaa rakennuttaja, eli taloyhtiö, yksityinen kotitalous, asunnon ostaja tai lopulta myös jopa huoneiston vuokraaja. Ratkaisujen vertailussa tulisikin asettaa etusijalle sellainen palvelu, jolla rakennuttaja voi varmistua siitä, että:

• Palvelu soveltuu urakoitsijoille eri ammattialoilla
• Palvelu soveltuu taloyhtiön ja isännöitsijän käyttöön
• Palvelu soveltuu yksityisen kotitalouden käyttöön
• Palvelun aiheuttama kustannus ja työmäärä voidaan arvioida koko urakkaketjussa läpinäkyvästi
• Palvelua voidaan hyödyntää omiin tarpeisiin silloinkin, kun muut hankkeen osapuolet eivät sitoudu rakennuttajan valitseman ratkaisun käyttöön.

Palveluita vertailevan tulee myös huomioida valitsemaansa palveluun tarvittavien muiden mahdollisten ohjelmistojen ja laitteiden kustannukset. Näitä voi olla vaikeaa jäljittää koko urakkaketjusta, ellei kyseessä ole ratkaisu, jossa koko palvelun kaikkine tarpeistoineen voi saada luotettavasti yhdellä selkeällä kokonaishinnalla.

Lähde: RKM Eerikki Nuutinen/Raksatieto Oy, vero.fi