Taloyhtiön hallituksen vuosikello 2027 – mitä hallituksen pitää muistaa vuoden aikana?
Tallenna vuosikello avuksi hallituksen työhön – näet yhdellä silmäyksellä vuoden tärkeät tehtävät
Hyvin suunniteltu vuosikello helpottaa hallituksen työtä. Kun yhtiökokous, talousarvio, kunnossapitotarpeet, sopimukset ja tulevat hankkeet rytmitetään etukäteen, tärkeät asiat pysyvät mukana koko vuoden. (Kuva: Adobe Stock)
Taloyhtiön hallituksen työssä samat suuret kokonaisuudet toistuvat vuodesta toiseen: tilinpäätös, talousarvio, yhtiökokous, kunnossapitotarpeiden arviointi, sopimukset ja seuraavan vuoden suunnittelu. Niiden rinnalla kulkevat kiinteistön huolto, turvallisuus, viestintä ja mahdolliset korjaushankkeet.
OMAtaloyhtiö.fi Taloyhtiön hallituksen vuosikello 2027 kokoaa vuoden tärkeimmät tehtävät yhteen. Vuosikello on laadittu kalenterivuotta noudattavan taloyhtiön näkökulmasta, joten oman yhtiön tilikausi, yhtiöjärjestys ja käynnissä olevat hankkeet vaikuttavat tehtävien tarkkaan ajoitukseen.
Tallenna vuosikello koneelle tai tulosta se hallituksen käyttöön.
Tulosta tästä Taloyhtiön hallituksen vuosikello 2027 (PDF)
Taloyhtiön hallituksen vuosikello 2027 kokoaa yhteen hallituksen tärkeimmät tehtävät tammikuusta joulukuuhun. Lakisääteiset määräajat on merkitty erikseen. Vuosikello kannattaa sovittaa oman taloyhtiön tilikauteen, yhtiöjärjestykseen ja suunniteltuihin korjaushankkeisiin.
Alkuvuosi ratkaisee, kuinka sujuvasti yhtiökokouskausi etenee
Kalenterivuotta tilikautenaan käyttävässä taloyhtiössä tammikuu käynnistää edellisen vuoden tilinpäätöksen laatimisen. Samalla hallitus käy isännöitsijän kanssa läpi vuoden suunnitellut huolto- ja kunnossapitotyöt, käynnissä olevat sopimukset sekä tulevat hankkeet.
Helmikuussa huomio siirtyy yleensä tilinpäätösluonnoksen käsittelyyn, vuoden painopisteiden tarkentamiseen ja kunnossapitotarpeiden arviointiin. Kunnossapitotarpeet kannattaa käydä läpi ajoissa, sillä varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen on esitettävä kirjallinen selvitys sellaisista yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista, jotka vaikuttavat olennaisesti osakehuoneistojen käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin asumisen kustannuksiin.
Maaliskuussa tilinpäätöstyön on hyvä olla jo pitkällä. Kalenterivuotta tilikautenaan käyttävän yhtiön tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus on laadittava viimeistään huhtikuun loppuun mennessä. Jos yhtiökokous järjestetään keväällä aikaisin, tilinpäätös on saatava valmiiksi tätä ennen, jotta mahdollinen tilin- tai toiminnantarkastus ehditään tehdä. Samalla hallitus valmistelee yhtiökokousta varten selvityksen tulevien viiden vuoden olennaisista kunnossapitotarpeista sekä selvityksen yhtiössä tehdyistä huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdista.
Huhtikuu on monessa taloyhtiössä varsinaisen yhtiökokouksen valmistelukuukausi. Hallitus viimeistelee talousarvioesityksen ja yhtiökokouksessa esitettävät kunnossapitoa koskevat selvitykset sekä huolehtii kokouskutsun toimittamisesta lain ja yhtiöjärjestyksen edellyttämällä tavalla. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä eli kalenterivuotta noudattavassa yhtiössä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä.
Yhtiökokouksen jälkeen päätökset muuttuvat käytännön työksi
Yhtiökokouksen jälkeen hallituksen tehtävänä on huolehtia päätösten toimeenpanosta. Uuden hallituksen järjestäytyminen, perehdytys ja tarvittavien hallitusmuutosten ilmoittaminen kuuluvat tähän vaiheeseen. Samalla sovitaan käytännössä siitä, kuka vastaa mistäkin ja miten asioiden etenemistä seurataan.
Kesällä hallituksen kokoustahti voi rauhoittua, mutta kiinteistön ylläpito jatkuu. Kesän aikana seurataan käynnissä olevia hankkeita ja kunnossapitotöitä sekä varmistetaan, että sovitut työt etenevät. Vuosikelloon kannattaa merkitä myös loma-ajan vastuut, päivystysjärjestelyt ja se, miten kiireellisistä asioista tiedotetaan hallitukselle ja asukkaille.
Syksyllä katse käännetään jo seuraavaan vuoteen
Elokuu on hyvä ajankohta aloittaa seuraavan vuoden suunnittelu. Hallitus voi käydä isännöitsijän kanssa läpi sopimusten päättymis- ja irtisanomisajat sekä arvioida syksylle suunniteltujen huolto- ja kunnossapitotöiden tilannetta. Näin mahdollisiin kilpailutuksiin ja muihin päätöksiin jää riittävästi aikaa.
Syyskuussa talouden suunnittelu alkaa konkretisoitua. Kuluvan vuoden toteumaennusteen perusteella voidaan arvioida yhtiön taloudellista tilannetta ja aloittaa seuraavan vuoden talousarvion valmistelu. Samalla päivitetään tiedot kunnossapitotarpeista ja tulevista hankkeista. Asukkailta ja osakkailta kannattaa myös kerätä palautetta, sillä se voi tuoda esiin arjen ongelmia ja kehittämistarpeita, jotka eivät muuten välttämättä päädy hallituksen tietoon.
Lokakuussa voidaan kilpailuttaa seuraavan vuoden kannalta ajankohtaisia sopimuksia ja arvioida vakuutusturvan riittävyyttä suhteessa kiinteistön riskeihin ja tuleviin hankkeisiin. Turvallisuusasioissa tarkistetaan, että pelastussuunnitelma on ajan tasalla ja että sen sisältämistä toimintaohjeista on tiedotettu asukkaille.
Marraskuussa hallitus voi valmistella seuraavan vuoden talousarvioesitystä ja arvioida yhtiön vastike- ja rahoitustarvetta. Talousarvion ja vastikkeiden päätöksenteossa noudatetaan yhtiöjärjestystä ja yhtiön kokousrytmiä. Samalla voidaan sopia seuraavan vuoden tavoitteista, alustavista kokousajankohdista sekä tärkeimpien huolto-, kunnossapito- ja hanketehtävien aikatauluista.
Joulukuussa on hyvä arvioida myös hallituksen omaa työskentelyä. Mikä onnistui vuoden aikana, missä päätöksenteko hidastui ja mitkä asiat pitäisi seuraavana vuonna hoitaa toisin? Vuodenvaihteessa voidaan lisäksi tarkistaa, että taloyhtiön turvallisuuskäytännöt toimivat. Taloyhtiö vastaa asuntojen palovaroittimien hankinnasta ja kunnossapidosta, ja asukkaille on annettava selkeät ohjeet varoittimien testaamisesta sekä vikojen ilmoittamisesta.
Kiinteistönhoidolla on oma vuosikellonsa
Hallituksen hallinnollisten tehtävien rinnalla kulkee kiinteistönhoidon vuosirytmi. Talvella korostuvat liukkauden torjunta, lumenpoisto ja jäätilanteen seuranta. Keväällä vuorossa ovat sadevedet, salaojien toiminta sekä piha- ja lämmitysjärjestelmien kesäkäyttöön liittyvät tehtävät.
Syksyllä tarkistetaan esimerkiksi valaistusta ja lämmitystä ja valmistaudutaan talveen. Osa tehtävistä jatkuu ympäri vuoden: kulutuksen ja huollon seuranta sekä asukasviestintä kuuluvat hyvään kiinteistönpitoon vuodenajasta riippumatta.
Hallituksen ei tarvitse tehdä kiinteistönhoidon käytännön töitä itse. Sen tehtävänä on huolehtia siitä, että yhtiön kiinteistöä ja rakennuksia pidetään asianmukaisesti kunnossa ja että sovittujen tehtävien toteutumista seurataan.
Vuosikello toimii parhaiten, kun taloyhtiö tekee siitä omansa
Valmis vuosikello antaa hallitukselle rungon, mutta jokaisen taloyhtiön vuosi näyttää hieman erilaiselta. Tilikausi voi poiketa kalenterivuodesta, yhtiöjärjestyksessä voi olla huomioitavia määräyksiä ja suuret korjaushankkeet muuttavat hallituksen työjärjestystä merkittävästi.
Siksi vuosikello kannattaa käydä läpi hallituksen ensimmäisessä kokouksessa ja täydentää siihen oman yhtiön kokouspäivät, sopimusten määräajat, huollot, tarkastukset, kilpailutukset ja suunnitellut korjaushankkeet. Näin vuosikellosta syntyy toimiva käytännön työväline.
Pidä vuoden tärkeät tehtävät näkyvillä. Tulosta Taloyhtiön hallituksen vuosikello 2027 tai tallenna PDF omalle koneellesi.
Sinua voisi kiinnostaa myös:
Luetuimmat
Uusimmat