Isännöintipalkkion hinnanmuodostus: Mitä taloyhtiön hallituksen tulee tietää

Isännöinnistä aiheutuvat kustannukset on sovittavissa sekä sisällöltään että laajuudeltaan yhteisessä tapaamisessa hallituksen ja potentiaalisen isännöintiyrityksen kanssa. Erillisessä isännöintisopimuksessa käsitellään yhdessä asiat, joita oletetaan ja halutaan isännöintiin kuuluvan.

Yleisistä sopimusehdoista voidaan poiketa, mutta silloin on kannattavaa sopia siitä erikseen kirjallisesti. Jotta kokonaisuus on toimiva sekä nyt että tulevaisuudessa, tulee molempien osapuolten välillä vallita luottamus siihen, että tuleva yhteistyö toimii. Mikäli puutteita tai toiveita muutokseen havaitaan puolin tai toisin, tulee siitä käydä keskustelua mitä ja miten asioita tulisi muuttaa.

Itse isännöintisopimuksessa sovitaan sekä hinnoitteluperusteet että kuukausittain veloitettavat palvelut. Mitä selkeämpi hinnoittelu on jo sopimusvaiheessa sitä pienemmällä todennäköisyydellä hintojen epäselvyyksiä joudutaan selvittelemään jälkikäteen.

Eri isännöintiyritykset tarjoavat asiakkailleen erilaisia palvelukokonaisuuksia. Jotta oikea yhteistyökumppani oman taloyhtiön kannalta löytyy, kannattaa esitettyjen palvelujen kattavuutta verrata siihen, mitä oma taloyhtiö tarvitsee ja kaipaa.

Tässä kohtaa kannattaa myös huomioida mahdolliset tulevat korjaushankkeet. On selvää, että esimerkiksi kunnostushankkeiden aikana asiantuntijapalveluita voidaan joutua käyttämään perusarkea enemmän.

Taloyhtiön hallituksen jäsenten on suositeltavaa perehtyä isännöintitoimiston kanssa solmittuun sopimukseen. Näin on helpompi muodostaa selkeä kokonaiskuva siitä, mistä työtehtävistä isännöitsijä vastaa.

Hallituksen tehtävä on valvoa isännöitsijän toimintaa. Esimerkiksi isännöitsijän tehtäviin kuuluu taloyhtiön laskujen maksu, mutta hallituksen kuuluu käydä maksutositteet läpi määräajoin. Kyseessä ei ole epäluottamuslause, vaan aivan normaali toimenpide.

Maksukäytännöt ja hallituksen hyväksyntä

Kiinteistöliiton kyselyssä kävi ilmi myös se, että lähes puolessa vastaajayhtiöistä isännöitsijä saa maksaa kaikki laskut ilman erillisiä hallituksen hyväksymismenettelyjä. Käytäntönä alle puolessa yhtiöistä oli tapa, jossa isännöintiyritykselle itselleen suoritettavat maksut kulkivat hallituksen hyväksynnän kautta.

– Pelkästään inhimillisten erehdysten välttämiseksi olisi todella tärkeää, että ainakin kaikki arkirutiineista poikkeavat laskut kulkisivat myös hallituksen jäsenen tai puheenjohtajan kautta ennen maksamista, toteaa Kiinteistöliitto Uusimaan toiminnanjohtaja Mika Heikkilä.

– Erityisesti korjaushankkeisiin voi liittyä riskejä vääristä tai perusteettomista laskuista.

Isännöintipalkkioiden tarkistus ja hallituksen rooli

Taloyhtiöiden hallitukset ovat lisäksi avainasemassa siinä, millaisiksi isännöintipalkkiot voivat muodostua. Yleensä loppuvuoden aikana esille tulevat hinnankorotukset kannattaa tarkistaa ja käsitellä, eikä vain antaa asian olla automaattisesti. Hinnankorotus voidaan tässä yhteydessä mieltää hinnantarkistukseksi ja se on osapuolten välinen sopimusasia. Tarkistukset juontavat yleensä juurensa joko isännöintiyrityksen esitykseen korotuksesta tai indeksikorotuksesta.

Kyselyyn vastaajista 63 prosenttia ilmoitti, että heidän yhtiössään ei veloiteta prosenttiperusteisia isännöinnin palkkioita. Sen sijaan 32 prosenttia ilmoitti, että heidän taloyhtiössään tällaisia veloituksia on käytössä isommissa korjaushankkeissa ja reilut 4 prosenttia ilmoitti näitä olevan käytössä kaikissa palkkioissa.

Prosenttiperusteinen isännöintipalkkio kasvaa korjauksen tai hankinnan arvon mukaan.

– Todella monet vastaajat olivat kirjoittaneet kitkerää palautetta prosenttipalkkioiden perusteettomuudesta ja epäreiluudesta. Heidän mukaansa korjaushankkeen laskua maksavan isännöitsijän työmäärä ei kasva sen mukaan, onko esimerkiksi pihan asvalttia hankittu sata vai tuhat neliötä. Prosenttiperusteisessa palkkiomallissa erillisveloitus saattaa tällaisessa tapauksessa kymmenkertaistua pelkästään hankinnan arvon vuoksi, toteaa Heikkilä.

Vain vajaa viidennes vastaajista oli tietoinen isännöintiyrityksen muiden palvelutuottajien kanssa tekemistä puite- tai yhteistyösopimuksista.

– Saatujen vastausten perusteella valtaosa taloyhtiöistä ei ole ymmärtänyt oikeuttaan saada tietää yhteistyösopimuksista, eikä isännöintiyritys ole viestinyt niistä asiakkailleen. Isännöintiyrityksen tulee aktiivisesti kertoa taloyhtiölle kaikista sellaisista yhteistyösopimuksista, joilla voi olla vaikutusta taloyhtiöiden asioiden hoitoon suoraan tai välillisesti, Heikkilä kiteyttää.

Palveluhinnasto on taloyhtiön sekä isännöitsijän välisen yhteistyön yksi avainasia. Isännöintipalkkioiden suuruudet tulisi olla taloyhtiön hallituksen hyväksymät. Lisäksi selkeät hinnoittelut sekä mahdolliset poikkeukset hinnastoon kannattaa pitää ajantasaisina ja hallituksen jäsenten sekä osakkaiden tiedossa.

Lue lisää isännöinnistä:

Isännöitsijän vaihtaminen voi olla haasteellinen hanke >>
Mihin isännöintisopimuksen sisältö perustuu? >>
Isännöitsijäntodistus - mistä sen saa ja kuka sen voi antaa? >>
Saako rakentaja valita taloyhtiön isännöitsijän? Lue lakimiehen vastaus >>

Tässä on tarkistuslista ja huomioitavat asiat isännöitsijää valittaessa taloyhtiölle, suomalaisten ohjeiden ja lainsäädännön mukaan:

Kokemus ja pätevyys

• Kuinka kauan isännöitsijä on toiminut alalla?
• Onko hänellä tarvittavat sertifikaatit ja koulutus?
• Onko hänellä kokemusta vastaavista taloyhtiöistä alueella?
• Voiko isännöitsijä antaa referenssejä aiemmista asiakkaista?
• Millainen maine isännöitsijällä on alalla?

Palvelut ja hinnoittelu

• Mitä palveluita isännöitsijä tarjoaa ja mitä ne maksavat?
• Onko hinnoittelu selkeä ja läpinäkyvä?

Viestintätaidot

• Kuinka hyvin isännöitsijä kommunikoi osakkaiden ja hallituksen kanssa?
• Onko viestintä sujuvaa ja ajantasaista?
• Käyttääkö isännöitsijä nykyaikaisia työkaluja ja ohjelmistoja?
• Onko taloyhtiöllä pääsy tarvittaviin tietoihin ja raportteihin?

Huolto ja ylläpito

• Miten isännöitsijä hoitaa huolto- ja ylläpitotehtävät?
• Kuinka nopeasti ja tehokkaasti ongelmat ratkaistaan?

Sopimusehdot

• Mitkä ovat sopimuksen ehdot ja irtisanomisaika?
• Onko sopimus joustava ja taloyhtiön tarpeisiin sopiva?

Huomioitavat asiat kilpailutustilanteessa

Kilpailutusprosessi

• Laadi selkeä tarjouspyyntö, jossa määritellään taloyhtiön tarpeet ja vaatimukset.
• Pyydä tarjouksia useilta isännöitsijöiltä vertailun mahdollistamiseksi.
• Vertaa tarjouksia keskenään ottaen huomioon hinta, palvelut ja referenssit.
• Arvioi isännöitsijöiden kykyä vastata taloyhtiön erityistarpeisiin.

Haastattelut

• Järjestä haastattelut potentiaalisten isännöitsijöiden kanssa.
• Kysy tarkentavia kysymyksiä ja arvioi heidän asiantuntemustaan ja viestintätaitojaan.

Päätöksenteko

• Tee päätös yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa.
• Varmista, että valittu isännöitsijä täyttää kaikki taloyhtiön vaatimukset ja odotukset.

Lähteet:
Kiinteistöliitto
Isännöintiliitto