Isännöitsijän vaihtaminen voi olla haasteellinen hanke

Isännöitsijän valinta ja erottaminen kuuluvat asunto-osakeyhtiön hallitukselle. Isännöitsijäksi voidaan valita henkilö tai rekisteröity yhteisö. Taloyhtiöllä on oltava isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai yhtiökokous on päättänyt isännöitsijän valinnasta. Käytännössä uuden isännöintipalvelun kilpailuttamista johtaa yleensä hallitus ja usein sen puheenjohtaja.

Isännöitsijöistä on kuitenkin nykyisin hieman pulaa, mikä on johtanut siihen, että kaikki tarjouspyynnön saaneet toimistot eivät välttämättä edes anna tarjousta. Monella isännöitsijällä on kädet täynnä töitä eikä uusia asiakkaita haluta tai edes voida ottaa.

Pienen asunto-osakeyhtiön voi olla vaikeampi vaihtaa isännöitsijää kuin suuren. Pienen taloyhtiön voi olla vaikeampi saada tarjouksia, sillä palvelun tuottamisen peruskustannukset eivät vähene samassa suhteessa asuntojen määrän kanssa. Kaikki isännöintiyritykset eivät siksi ota asiakkuuksikseen kaikkein pienimpiä yhtiöitä.

Uuden isännöitsijän löytäminen voi lisäksi olla vaikeaa etenkin pienillä paikkakunnilla. Isännöintialan henkilöstö on verrattain ikääntynyttä, ja alalla on tunnistettu tarve uusille osaajille. Kaikki tarjouspyynnön saavat yritykset eivät myöskään välttämättä ota uusia asiakkaita.

Jos nykyinen palveluntuottaja on suuri isännöintiyritys, hallitus voi ensin selvittää, voidaanko taloyhtiölle nimetä yrityksen sisältä toinen vastuuisännöitsijä. Jos palveluntuottajaa halutaan vaihtaa, hallituksen on käsiteltävä erikseen isännöitsijän erottaminen tehtävästään ja isännöintisopimuksen päättäminen.

Hallitus voi erottaa isännöitsijän tehtävästään, eikä päätökselle tarvitse esittää erityistä perustetta. Isännöintisopimus on kuitenkin irtisanottava tai purettava sopimusehtojen mukaisesti. Ennen päätöstä on siksi tarkistettava sopimuksen irtisanomisaika, mahdolliset määräaikaisuudet sekä muut sopimuksen päättämistä koskevat ehdot.

Ensimmäinen haaste on siten mahdollisten ehdokkaiden etsiminen. Jos tiedossa on hyväksi tunnettuja isännöitsijätoimistoja, niistä kannattaa kysellä jo etukäteen, kiinnostaako niitä tehdä tarjous. Kysellä kannattaa myös muiden talojen hallituksilta, onko niillä sopimuksia sellaisten isännöitsijöiden kanssa, joita voisi suositella.

Tunnetut isännöintiyritykset paikkakunnalla on hyvä käydä läpi. Jos paikkakunta on pieni eikä vaihtoehtoja ole, kysymykseen tulevat myös naapurikunnan isännöintitoimistot.

Jos edelliseen isännöitsijään on ollut tyytymättömyyttä, kannattaa taloyhtiön hallituksen katsoa valintaprosessiin osalta myös peiliin: Miten valinnan voisi tehdä paremmin? Onko valintaperusteena aikaisemmin kenties ollut pelkästään hinta? Onko ehdokkaita edes haastateltu? Onko tehtävät määritelty selkeästi ja tarpeet kartoitettu etukäteen riittävän hyvin?

Ennen tarjouspyyntöä hallituksen tulisikin tehdä perusteellinen tarvekartoitus, mitä palveluita halutaan ostaa, millaista asiakaspalvelua ja viestintää halutaan, mitä edellytetään työskentelyltä hallituksen kanssa ja millä kriteereillä isännöintiyritys kaikkiaan valitaan.

Viikon kysymys: Taloyhtiön hallussa olevien autopaikkojen jakaminen >>

Jos tarjouksia tulee riittävästi, hallituksen kannattaa haastatella vastaava isännöitsijä ennen sopimuksen tekoa. Haastattelu on samalla myös ensimmäinen kontakti uuteen isännöitsijään. Hallitus käsittelee tarjoukset kokouksessaan. Nykyisen isännöitsijän ei tule osallistua asian valmisteluun tai päätöksentekoon silloin, kun käsiteltävänä on hänen tai hänen edustamansa yrityksen sopimus, asema tai tarjous.

Vertailussa on viisasta painottaa laatua, ei pelkästään hintaa: Onko yrityksellä riittävästi henkilökuntaa, kokemusta ja ammattitaitoa? Onko isoihin korjauksiin teknistä osaamista? Onko yrityksellä auktorisointi tai muu laatujärjestelmä? Myös yrityksen taustat kannattaa tarkistaa. Isännöitsijä on taloyhtiössä avainasemassa ja paljon haltijana.

Valinta on tehtävä harkiten. Isännöitsijän arvioinnissa on kuitenkin pidettävä realismi mukana. Hallituksen kannattaa selvittää myös nimetyn isännöitsijän nykyinen asiakasmäärä, käytettävissä oleva tukitiimi ja se, miten palvelun jatkuvuus hoidetaan lomien, sairastumisten ja ruuhkatilanteiden aikana.

Ennen vanhan isännöitsijän irtisanomista, puntaroi kokonaistilanne odotuksineen ja edellytyksineen huolella.

Taloyhtiö kaipaa säännöllisiä huoltotöitä - kuka on vastuussa ja mistä? >>

Uuden isännöitsijän valinta on vasta osa vaihtoprosessia. Käytännössä ratkaisevaa on, että taloyhtiön hallinto siirtyy vanhalta palveluntuottajalta uudelle hallitusti ja ilman katkoksia. Siirrettäviin kokonaisuuksiin kuuluvat muun muassa taloyhtiön asiakirjat, kirjanpitoaineisto, laskutus- ja vastikereskontra, sopimukset, avaimet sekä tekniset asiakirjat. Samalla pankki- ja maksuliikennevaltuudet, järjestelmien käyttöoikeudet ja henkilötietojen käsittelyoikeudet on päivitettävä asianmukaisesti.

Hallitus vastaa siitä, että siirron aikataulusta, vastuista ja luovutettavasta aineistosta sovitaan riittävän tarkasti. Myös osakkaille ja asukkaille on hyvä tiedottaa, milloin uusi isännöitsijä aloittaa ja miten yhteydenpito jatkossa hoidetaan. Isännöitsijän vaihtumisesta on lisäksi tehtävä muutosilmoitus kaupparekisteriin viipymättä. Isännöintisopimukseen liitetyt yleiset sopimusehdot voivat sisältää tarkempia määräyksiä aineiston luovutuksesta, tietojen käsittelystä ja vaihtoon liittyvästä tiedottamisesta, joten myös ne kannattaa tarkistaa ennen vaihtoa.