Taloyhtiön yhtiökokous: Menettelytapa

Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii yhtiökokouksen valitsema henkilö. Yhtiöjärjestyksessä on mahdollista määrätä, että kokouksen puheenjohtajana toimii yhtiöjärjestyksessä mainittu henkilö, esim. hallituksen puheenjohtaja.

Äänestystilanteita silmälläpitäen on yhtiökokouksessa oltava osakeluettelo. Kokouksen puheenjohtajan tulee varmistua siitä, että kokousta varten laaditaan ääniluettelo, joka sisältää tiedot osakkeenomistajista, asiamiehistä ja avustajista. Luetteloon merkitään äänestystä varten läsnä olevien osakkeenomistajien lukumäärä ja äänimäärä.

Suositeltavaa on, että kokouksissa käsiteltävistä asioista laaditaan erillinen esityslista, joka myöhemmin vastaa pöytäkirjanumerointia.

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu kokouksen johtamisen lisäksi myös varmistua siitä, että tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjaan tulee liittää ääniluettelo sekä merkitä kokouksessa tehdyt päätökset ja, jos päätöksestä on äänestetty, äänestystulos.

Pöytäkirjaan on lisäksi merkittävä hyväksymättä jätetyt yhtiöjärjestyksen muuttamista koskevat ehdotukset.

Sen jälkeen, kun pöytäkirja on laadittu, on puheenjohtajan ja vähintään yhden kokouksessa sitä varten valitun pöytäkirjantarkastajan allekirjoitettava pöytäkirja.

Osakkeenomistajalla on oikeus nähdä pöytäkirja ja saada siitä tai sen osasta haluamansa jäljennös. Tämän vuoksi pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluessa kokouksesta oltava nähtävänä hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän luona.

Yhtiökokouksen ja hallituksen kokouspöytäkirjat kuuluvat yhtiön hallintomateriaaliin, minkä vuoksi niiden asianmukaista säilyttämisestä ja tallettamisesta on huolehdittava luotettavasti.

LUE kaikki yhtiökokouksesta >>