Mitä asiakirjoja hallituksen on saatava valmiiksi ennen yhtiökokousta?
Tarkistuslista hallitukselle ennen yhtiökokousta
Hyvin valmistellut kokousasiakirjat helpottavat taloyhtiön yhtiökokouksen päätöksentekoa. (Kuva Adobe Stock)
Yhtiökokous ja hallituksen kokoukset tuntuvat usein kiireiseltä rutistukselta, jossa asiakirjoja täydennetään vielä viime metreillä. Silti juuri etukäteen valmistellut paperit ratkaisevat sen, onko päätöksenteko sujuvaa, läpinäkyvää ja lainmukaista – vai joudutaanko kokouksessa palaamaan samoihin asioihin kerta toisensa jälkeen.
Moni hallituksen jäsen pohtii, mitä kaikkea pitää olla valmiina ja missä vaiheessa. Osa asiakirjoista perustuu suoraan lakiin, osa taas hyvään hallintotapaan ja siihen, että osakkaat voivat oikeasti ymmärtää, mistä he ovat päättämässä. Mitä asiakirjoja hallituksen on syytä vaatia pöydälle ennen kokousta, ja mitä ilman kokousta ei kannata edes aloittaa?
Taloyhtiön yhtiökokous: mitä asiakirjoja hallituksen on saatava valmiiksi?
Lainsäädäntö edellyttää, että tietyt asiakirjat, kuten tilinpäätös, toimintakertomus tai vastaavat tiedot sekä tilintarkastuskertomus, ovat osakkaiden nähtävillä ennen kokousta. Jos nämä puuttuvat tai ovat keskeneräisiä, koko kokouksen päätökset voidaan myöhemmin kyseenalaistaa.
Arjen tasolla kyse on myös luottamuksesta. Kun taloyhtiön yhtiökokousmateriaalit ovat selkeitä, osakas ymmärtää, mistä hän on päättämässä, ja hallitus voi perustella esityksensä rauhallisesti. Huonosti valmistellut asiakirjat sen sijaan venyttävät kokousta, jättävät kysymyksiä avoimeksi ja lisäävät tunnetta siitä, että asioita valmistellaan “suljettujen ovien takana”.
Miksi taloyhtiön yhtiökokous tarvitsee kunnon tausta-asiakirjat
Hallituksen tehtävä on huolehtia siitä, että päätösten taustalla oleva tieto on kunnossa. Asiakirjat määrittävät, mitä voidaan päättää, mitä riskejä päätökseen liittyy ja kuinka hyvin osakkaat voivat arvioida sen vaikutuksia talouteen ja kiinteistön kuntoon.
Jos taloyhtiön yhtiökokous pidetään puutteellisin asiakirjoin, riski riidoista kasvaa. Päätöksiä voidaan moittia, kokous joudutaan mahdollisesti pitämään uudelleen ja hallituksen toiminta joutuu tarpeettomaan tarkasteluun. Toisaalta hyvin valmisteltu aineisto helpottaa myös hallituksen omaa työtä: kokouksessa voidaan keskittyä ratkaisuihin sen sijaan, että aikaa kuluu epäselvien numeroiden ja puutteellisten selvitysten selittämiseen.
Lakisääteiset asiakirjat taloyhtiön yhtiökokousta varten
Tilinpäätös, toimintakertomus tai sitä vastaavat tiedot sekä tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus muodostavat kokouksen “selkärangan”. Ne kertovat, missä taloyhtiön talous oikeasti menee ja mihin suuntaan se on kehittymässä.
Kokousasiakirjojen on oltava osakkaiden nähtävillä viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, ja niiden pitää olla saatavilla koko tuon kahden viikon ajan kokoukseen saakka kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että viimeistään silloin kun yhtiökokouskutsu lähtee (jos se lähetetään lain sallimana viimeisenä ajankohtana, kaksi viikkoa ennen kokousta), myös asiakirjojen pitää olla jo valmiina ja luettavissa.
Korjaushankkeet: mitä papereita osakkaat tarvitsevat päätösten tueksi?
Osakkaan näkökulmasta olennaista on ymmärtää, mistä korjaushankkeessa on kyse, mitä se maksaa ja miten se vaikuttaa asumiseen ja vastikkeisiin.
Siksi hallituksen kannattaa edellyttää, että kokousmateriaalissa on ainakin seuraavat kokonaisuudet:
- ajantasainen PTS ja korjaustarveselvitys
- selkeä kuvaus suunnitelluista hankkeista
- kustannusarviot
- rahoitusvaihtoehtojen vertailu.
Kun taloyhtiön yhtiökokous päättää esimerkiksi putkiremontista, osakkaalla täytyy olla mahdollisuus perehtyä suunnitelmiin ja numeroihin etukäteen, ei vasta kokousillan kalvoilta.
Paperien tehtävä on tehdä päätöksestä ymmärrettävä: mitä tehdään, milloin tehdään, mitä se maksaa ja mitä tapahtuu, jos hanke siirretään.
Osakkaiden tiedonsaanti ja lisäkysymyksiin varautuminen
Osakkaalla on oikeus saada olennaisia tietoja yhtiön taloudesta, kiinteistön kunnosta ja suunnitelluista hankkeista.
Hyvä käytäntö on, että hallitus ja isännöitsijä varaavat aikaa myös lisäkysymyksille. Jos osakas pyytää tarkennusta ennen kokousta, vastaus on helpompi antaa, kun asiakirjat on jo koottu huolellisesti. Tämä lisää luottamusta ja vähentää kokouksessa syntyvää turhautumista siitä, että asioita “ei saa mistään luettavaksi”.
Tarkistuslista hallitukselle ennen yhtiökokousta
Lakisääteiset talousasiakirjat valmiina ja tarkistettuina
- Tilinpäätös (tuloslaskelma, tase, liitetiedot) on valmis ja hallituksen allekirjoittama.
- Toimintakertomus tai sitä vastaavat tiedot ovat kunnossa ja käsitelty hallituksessa.
- Tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus on toimitettu hallitukselle.
- Asiakirjat on asetettu osakkaiden nähtäville lain edellyttämällä tavalla hyvissä ajoin ennen taloyhtiön yhtiökokousta.
Kokouskutsu ja esityslista huolellisesti valmisteltu
- Esityslista kattaa vähintään lain edellyttämät asiat (tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapaus, talousarvio, vastikkeet, hallituksen valinta jne.).
- Hallituksen päätösehdotukset on kirjattu selkeästi esityslistaan tai sen liitteisiin.
- Kokouskutsun lähettämisestä ja jakelutavasta on sovittu, ja kutsu lähtee ajoissa asunto-osakeyhtiölain määräaikojen mukaan.
Talouden tilannekuva osakkaille ymmärrettävään muotoon
- Talousarvio- ja vastikelaskelmat ovat ajan tasalla ja liitetty yhtiökokousmateriaaleihin.
- Yhtiön lainat, vastikkeet ja muut keskeiset talousluvut on koottu helposti luettavaan muotoon (esim. talouskatsaus yhtiökokoukseen).
- Mahdolliset talouden poikkeamat ja riskit on selitetty hallituksen selonteossa.
Kiinteistön kuntoa ja korjauksia koskevat asiakirjat
- Ajantasainen PTS ja korjaustarveselvitys ovat liitteenä tai muuten osakkaiden saatavilla.
- Käynnissä olevista ja suunnitelluista korjaushankkeista on kirjallinen yhteenveto (mitä tehdään, miksi, missä vaiheessa).
- Jos taloyhtiön yhtiökokous päättää uudesta hankkeesta, mukana on kirjallinen kustannusarvio ja ehdotus rahoitusratkaisusta (esim. laina vs. vastikkeet).
Hankekohtaiset suunnitelmat ja tarjoukset
(Tätä kohtaa voi käyttää silloin, kun esityslistalla on suurempi remontti.)
- Hankkeen päävaihtoehdot ja niiden erot on koottu yhteen selkeään esitykseen.
- Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulokset ovat kirjallisena hallituksen ja osakkaiden nähtävillä.
- Asukkaille aiheutuvista haitoista (melu, käyttökatkot, mahdolliset sijaisasumistarpeet) on laadittu lyhyt selvitys.
Erityistilanteiden asiakirjat
- Yhtiöjärjestyksen muutosehdotuksesta on valmis luonnos ja selkeä vertailu nykyiseen yhtiöjärjestykseen.
- Tarvittaessa juristin tai asiantuntijan muistio on liitetty kokousmateriaaliksi (esim. riita- ja vastuukysymykset, poikkeukselliset järjestelyt).
- Mahdollisista energiatehokkuus- tai perusparannushankkeista on erilliset laskelmat (vaikutus energiankulutukseen ja vastikkeisiin).
Käytännön valmistelu: aikataulu ja materiaalin jakaminen
- Hallitus on sopinut etukäteen, milloin kokousmateriaali on viimeistään valmiina.
- Materiaali on toimitettu hallitukselle ja isännöitsijälle riittävän ajoissa, jotta se ehditään lukea ja korjata.
- Osakkaille lähetettävä materiaali (kokouskutsu, liitteet, linkit) on koottu ja tarkistettu, eikä kokouksessa jaettava “viime tingan” tietopaketti ole pääasiallinen tiedonlähde.
Sinua voisi kiinnostaa myös:
Luetuimmat
Uusimmat