Mikä ihmeen osakeluettelo – ja miksi se on hallituksen vastuulla?
Taloyhtiön arjessa osakeluettelo saattaa vaikuttaa tekniseltä yksityiskohdalta. Todellisuudessa se on keskeinen asiakirja, joka kertoo virallisesti, kuka omistaa mitäkin huoneistoa. Jos tiedot ovat puutteellisia tai vanhentuneita, voi syntyä ongelmia esimerkiksi yhtiökokouksessa, myyntitilanteessa tai isännöinnin vaihtuessa.
Osakeluettelo ei ole pelkkä muodollisuus – se on laissa säädetty hallituksen velvollisuus.
Hallituksen vastuu: osakeluettelo kuntoon ja ajan tasalle
Asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 12 §:n mukaan hallituksen on huolehdittava siitä, että taloyhtiössä on asianmukaisesti laadittu ja ylläpidetty osakeluettelo. Tämä koskee kaikkia taloyhtiöitä riippumatta siitä, käytetäänkö perinteisiä paperisia osakekirjoja vai onko yhtiö liittynyt sähköiseen osakehuoneistorekisteriin.
Osakeluetteloon merkitään:
- kaikki yhtiön osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä
- huoneisto, jonka hallintaan kukin osakeryhmä oikeuttaa
- osakekirjan antamispäivä
- omistajan nimi ja postiosoite
- jos omistaja on henkilö, myös syntymäaika
- jos omistaja on oikeushenkilö, myös Y-tunnus tai rekisterinumero
Kuinka pitkään vanhoja tietoja pitää säilyttää?
Kun osakkeenomistaja vaihtuu, osakeluetteloon merkitään uusi omistaja – mutta vanhatkaan tiedot eivät katoa heti. Lain mukaan aiemman omistajan tiedot tulee säilyttää kymmenen vuoden ajan siitä, kun uusi omistaja on merkitty rekisteriin. Tämä varmistaa jäljitettävyyden esimerkiksi riitatilanteissa tai vanhojen vastuukysymysten selvittämisessä.
Kenellä on oikeus nähdä osakeluettelo?
Osakeluettelo on julkinen asiakirja. Sen sisältö ei ole salassapidettävää, ja jokaisella (ei vain osakkaalla) on oikeus tutustua siihen ja pyytää siitä jäljennös.
Taloyhtiö voi periä jäljennöksen antamisesta kohtuullisen maksun, jos hallitus on tällaisen maksun hyväksynyt. Käytännössä esimerkiksi isännöitsijätoimisto usein hoitaa kopioinnin.
Info
Vinkit taloyhtiölle ja hallitukselle
- Tarkista, onko osakeluettelo ajan tasalla. Esimerkiksi asuntokaupan jälkeen uusi omistaja tulee merkitä luetteloon ilman aiheetonta viivytystä.
- Varmista säilytys. Pidä osakeluettelo helposti saatavilla, mutta tietoturvallisesti tallennettuna.
- Sovi käytännöistä. Miten ja kuka taloyhtiössä antaa jäljennöksiä osakeluettelosta?
- Siirtymä sähköiseen rekisteriin? Jos taloyhtiö ei vielä ole osakehuoneistorekisterissä, on hyvä keskustella siirtymästä, joka voi helpottaa hallinnointia ja lisätä tietoturvaa.
Sinua voisi kiinnostaa myös:
Luetuimmat
Uusimmat