Miksi taloyhtiössä maksetaan vastikkeita?

Suunnitelmallisuus on myös osa toimivaa taloushallintoa. Kiinteistöstrategia on asumisen, omistamisen ja ylläpidon suunnitelma, jossa ensin määritellään tavoitteet ja sen jälkeen keinot, joilla tavoitteisiin päästään. Strategia on hyvä laatia sekä lyhyelle että pitkälle aikavälille. Lähtökohtana pidetään yleensä taloyhtiön nykytilaa.

Sama luonnollisesti pätee talouden suunnitteluun. Suurin osa taloyhtiörakennuskannastamme edellyttää erityyppisiä peruskorjaushankkeita. Tehokkaaseen taloyhtiön hallinnoimiseen liittyy suunnitelmallisuus paitsi taloyhtiön ylläpidon myös korjaushankkeiden rahoittamisessa.

Pitkän ajan taloussuunnittelussa otetaan huomioon 5-10 vuoden päähän ulottuvat kunnossapito- ja korjaustavoitteet. Kysymys on, miten suunnitellut toiminnan muutokset tai peruskorjaukset ja -parannukset rahoitetaan tulevaisuudessa vuotuisten hoitokulujen lisäksi. Pitkän ajan taloussuunnitelma voidaan laatia pitkän aikavälin tarvesuunnitelman pohjalta (PTS-suunnitelma).

Lue myös: Mikä on PTS ja miten se laaditaan? >>

Rahoitussuunnittelun pohjana on arvio vastikkeiden, vuokrien ja käyttökorvausten kustannuksia vastaavasta tasosta. Tämän lisäksi pitää arvioida muun rahoituksen tarve. Rahoitusta voidaan järjestää lainarahan lisäksi esimerkiksi erillisillä korjausvastikkeilla ja niiden ennakkorahastoinneilla tai asuintalovarausten muodostamisella.

Suurten korjaushankkeiden osalta selvitetään, miten suuriin kertamaksullisiin osakassuorituksiin yhtiön osakkailla on halukkuutta ja miten suureksi pääomavastike voidaan mitoittaa. Pääomavastikkeen suuruuteen vaikuttaa lähinnä vieraan pääoman laina-ajan pituus.

Pitkän ajan taloussuunnittelussa tulee päättää myös se, miten korjausmenot ja niiden rahoitus käsitellään kirjanpidossa ja verotuksessa. Taloyhtiön verotukseen vaikuttaa se, käytetäänkö kirjanpidossa aktivointia ja rahastointia vai kuluiksi kirjaamista ja osakassuorituksia tai asuintalovarausten muodostamista. Selvien perusparannusten osalta kirjanpidossa on aktivointipakko, jolloin myös rahastointi on mielekästä. Jos kaavaillut korjaushankkeet ylittävät viiden vuoden aikana kertyvän ennakkorahastointimäärän, tarvitaan lisäksi vierasta pääomaa.

Merkittävä osa taloyhtiön päivittäisestä taloudenhallinnasta on luonnollisesti juoksevien kustannusten hoitamista. Taloyhtiön maksuvalmiussuunnitelma eli likviditeettisuunnitelma pitää sisällään taloyhtiön juoksevien maksujen kattamisen osakkailta saatavilla korvauksilla, joista yleisimpiä ovat taloyhtiön vastike-, vuokra- ja käyttökorvaukset.

Suurin osa taloyhtiöön tulevista maksuista on säännöllisiä, joko kuukausittain tai kerran/pari vuodessa erääntyviä. Tällaisia maksuja ovat esimerkiksi vesi- ja jätevesimaksut, sähkö, jätehuoltomaksut, vakuutusmaksut sekä kiinteistöverot ja säännöllisesti tapahtuvat laitehuollot.

Talousarvio on taloyhtiön vuosittainen toimintasuunnitelma ja sen laatii yleensä hallitus tai isännöitsijä hallituksen ohjeiden perusteella. Talousarvion keskeisin tarkoitus on selvittää yhtiövastikkeiden suuruus ja näin ollen sen laatiminen perustuu yhtiöjärjestyksen määräykseen vastikkeiden määräämisperusteista.

Hallitus esittää talousarvioehdotuksen yhtiökokoukselle, joka vahvistaa sen viralliseksi talousarvioksi.

Talousarvio on hyvä tehdä tuloslaskelmakaavan mukaisesti ja sitä voidaan tarkentaa tarvittavilla yksityiskohdilla. Talousarvion laadinta lähtee kulujen arvioinnista. Ensimmäisenä arvioidaan kiinteistön hoitomenot sekä ne aktivoitavat kulut, jotka on suunniteltu katettavan hoitovastikkeilla.

Hoitomenojen jälkeen arvioidaan kiinteistön muut tuotot, kuten vuokrat sekä käyttökorvaukset. Näin jäljelle jää osakkailta perittävillä hoitovastikkeilla katettavat kulut.

Jos edellisen vuoden talousarvio on toteutunut ylijäämäisenä, eli vastikkeina perittävät tulot ovat ylittäneet niillä katettavat kulut, otetaan tämä ylijäämä vastikkeiden arvioinnissa huomioon. Vastaavasti otetaan huomioon myös edellisen vuoden alijäämä, jolloin vastike voi olla talousarvion osoittamaa suurempi.

Jos taloyhtiöllä on pankkilainoja, tehdään niistä lainakohtaiset talousarviot. Samoin kuin hoitovastikkeiden määrittelyssä, ensin arvioidaan lyhennyksiin, korkoihin ja lainanhoitokuluihin kuluvat menot, jolloin saadaan selville pääomavastikkeina perittävä määrä.

Tilikauden päätyttyä hallitus esittää yhtiökokoukselle talousarvion toteutumisen. Talousarvion toteutuminen esitetään toimintakertomuksessa, jossa on annettava lisäksi riittävä selvitys mahdollisista olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden.

Talousarvion toteutumista koskevat tiedot annetaan vakiintuneen käytännön mukaan vertailulaskelmalla, jossa tilikauden talousarviota ja toteutuneita lukuja vertaillaan keskenään sekä euromääräisesti että prosentuaalisesti.

Olennaisia poikkeamia, jotka täytyy siis selittää laskelmien lisäksi myös sanallisesti, ovat esimerkiksi suuriin korjaushankkeisiin liittyvät kustannuspoikkeamat. Selityksestä tulee käydä poikkeaman suuruuden lisäksi ilmi myös poikkeamaan johtaneet syyt.

Taloyhtiöiden on laadittava tilinpäätös kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain säännösten mukaan. Taloyhtiön tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, näiden liitetiedot sekä toimintakertomuksen.

Tilinpäätöksen on annettava oikeat ja riittävät tiedot taloyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatii isännöitsijä tai, jos isännöitsijää ei ole valittu, hallitus, ja se esitetään yhtiökokoukselle, joka päättää tilinpäätöksen hyväksymisestä.

Taloyhtiön tilinpäätöstä laadittaessa on hyvä muistaa, että suurin osa tilinpäätöksen käyttäjistä eli osakkaat, eivät ole tottuneita tilinpäätösten lukijoita ja siitä syystä selkeäkielisyyteen ja yksinkertaisuuteen tulisi panostaa.

Osakkaiden tehtävänä on myös päättää yhtiökokouksessa vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle sekä isännöitsijälle. Tätä päätöksentekoa varten on hyvin tärkeää, että osakkaat ymmärtävät, miten yhtiön taloutta on tilikauden aikana hoidettu.