Toimintakertomus

Suurin osa taloyhtiöistä voi noudattaa kirjanpitolain ja -asetuksen säätämiä helpotuksia pienille kirjanpitovelvollisille, mutta tästä huolimatta taloyhtiöiden tulee aina laatia toimintakertomus. Toimintakertomuksessa tulee olla tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jotka yleensä annetaan erillisellä vastikerahoituslaskelmalla. Vastikerahoituslaskelma on suoriteperusteinen rahavirtalaskelma, johon sisältyvät tilikauden lukujen lisäksi myös edellisen tilikauden yli- tai alijäämä. Laskelman tulee täsmätä tuloslaskelmassa ja taseessa esitettyihin tietoihin. Vastikerahoituslaskelman tarkoituksena on varmistaa, että kullakin vastikkeella on katettu vain siihen liittyviä menoja. Jos yhtiössä on peritty vain yhtä vastiketta, ei erillistä vastikerahoituslaskelmaa tarvitse tehdä.

Pääomalainat ovat aika harvinaisia taloyhtiöissä, mutta jos niitä kuitenkin on, on toimintakertomuksessa annettava tiedot pääasiallisista lainaehdoista sekä lainoille kertyneistä kuluksi kirjaamattomista koroista. Toimintakertomuksessa on annettava tiedot myös yhtiön omaisuuteen kohdistuvista rasitteista ja kiinnityksistä sekä panttikirjojen säilytyspaikasta. Jolleivät tiedot ilmene kirjanpidosta, tulee vakuuksia ja vastuusitoumuksia ja niiden muutoksia seurata erillisen luettelon avulla. Tämä luettelo voidaan esittää liitetiedoissa, jolloin toimintakertomuksessa viitataan liitetietoihin ja mainitaan vain yllä mainitut tiedot kiinnityksistä ja panttikirjojen säilytyspaikasta.

Toimintakertomuksessa tulee olla myös tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen. Vakiintuneen käytännön mukaan näitä tietoja ovat esimerkiksi perustiedot yhtiöstä ja sen hallinnosta, tiedot kiinteistön ja rakennuksen hallintaperusteista, kulutustiedot, tehdyt ja tulevat kunnossapito- ja uudistustoimet, hankelaskelmat, hallituksen jäsenet ja tilin- tai toiminnantarkastajat sekä mahdolliset vahinkotapahtumat ja oikeudenkäynnit. Vastaavat tiedot tulee esittää myös tilikauden päättymisen jälkeiseltä ajalta.

Toimintakertomuksessa on annettava tiedot talousarvion toteutumisesta. Tarkemmat tiedot talousarviosta löydä luvusta "Talousarvion seuranta".

Arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä kuuluu PTS-suunnitelman lisäksi myös toimintakertomukseen. Toimintakertomuksessa esitettävät tiedot ovat kuitenkin PTS-suunnitelmaa suppeammat. Toimintakertomuksessa ilmoitetaan tiedot vain toiminnoista, joilla on merkittäviä kustannusvaikutuksia, kuten tulevat suurehkot korjaus- ja uudistushankkeet. Toimintakertomuksessa on ilmoitettava myös hallituksen esitys mahdollista tilikauden voittoa koskeviksi toimenpiteiksi sekä esitys mahdollisesta muun vapaan oman pääoman jakamisesta. Jos yhtiön tilikausi tuotti tappiota, siirretään tämä automaattisesti tilille edellisten tilikausien voitto (tappio), eikä mainintaa toimintakertomukseen tarvita.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön toimintakertomuksessa on ilmoitettava yhtiössä tapahtuneiden rakenne- ja rahoitusjärjestelyiden pääasiallinen sisältö. Yhtiön rakennejärjestelyillä tarkoitetaan sulautumista, jakautumista tai yhtiön tulemista emoyhtiöksi. Rahoitusjärjestelyt koskevat osakeanteja sekä optio-oikeuksien myöntämistä, niihin perustuvia osakemerkintöjä sekä hallituksen valtuuksia antaa optio- tai muita erityisiä oikeuksia.

Toimintakertomuksessa tulee esittää olennaiset tiedot myös yhtiön hallussa olevista omista ja sen tytäryhtiöiden osakkeista, osakkeiden tuottamista äänimääristä sekä huoneistot, joiden hallintaan osakkeet oikeuttavat. Tiedot ilmoitetaan erikseen yhtiön hallussa olevista sekä panttina olevista osakkeista.

Joskus harvoin voi käydä niin, että yhtiön tase näyttää oman pääoman menetetyksi, eli oma pääoma on negatiivinen. Tällöin hallituksen on tehtävä laskelma, josta ilmenee yhtiön varojen riittävyys. Laskelmassa omaan pääomaan voidaan huomioida tiettyjä eriä, kuten pääomalaina, ja tämä laskelma tulee esittää toimintakertomuksessa. Jollei hallitus pysty näyttämään, että omaa pääomaa on riittävästi, on osakepääoman menetyksestä tehtävä viipymättä ilmoitus kaupparekisteriin.

Toimintakertomukseen olisi hyvä liittää myös erillinen hankerahoituslaskelma, jos yhtiö on tilikauden aikana teettänyt merkittäviä uudisrakennus-, uudistamis- tai korjaushankkeita. Laskelma pitää sisällään erittelyn hankkeen menoista ja tuloista sekä tarkastuslaskelman kirjanpitoon. Jos yhtiöllä on lainaa, on tilinpäätökseen hyvä liittää myös lainaosuuslaskelma, joka kertoo lainan pääoman sekä kuluvalle tilikaudelle kuuluvat lainaan liittyvät pääomavastiketuotot, lainaan liittyvät menot sekä lyhennyserät.