isännöinti

Isännöinnin laadussa voi olla huomattavia eroja, mutta taloyhtiön osakkaan tai hallituksen jäsenen on usein vaikea tunnistaa niitä. Jos yhteistyö saman isännöintiyrityksen kanssa on jatkunut vuosia, nykyisiin toimintatapoihin on saatettu tottua niin hyvin, ettei paremmasta edes tiedetä.Kyse ei ole pelkästään siitä, miten nopeasti sähköposteihin vastataan, vaan myös siitä, kuinka ennakoivasti taloyhtiön asioita hoidetaan, miten hallitusta tuetaan päätöksenteossa ja kuinka avoimesti asioista viestitään. Sertifiointipäällikkö Simo Taitto Arvilta jatkaa:”Arjen pienet asiat ratkaisevat paljon, onko asiakaskokemus laadukas: saako isännöitsijän helposti kiinni ja tehdäänkö asiat sovitussa aikataulussa. Hyvä laadun mittari on myös se, että palvelun taso vastaa odotuksia eikä siinä ole isoa vaihtelua.”Mistä sitten tietää, millaista isännöintiä taloyhtiössä pitäisi osata odottaa? Entä miten isännöintiyrityksen toimintatapoja voi arvioida, vaikka isännöinnin vaihtaminen ei olisi ajankohtaista?Tähän tuo uuden työkalun Arvi, isännöintialan sertifiointijärjestelmä, jonka avulla taloyhtiö voi saada ulkopuoliseen arviointiin perustuvaa tietoa isännöintiyrityksen toiminnasta.

Monessa taloyhtiössä laaditaan parhaillaan vuoden 2027 talousarvioita. Helsingissä moniin kustannuksiin kohdistuu edelleen nousupaineita, mutta yksi suurimmista menoeristä kulkee vastakkaiseen suuntaan: kaukolämmön hinnan ennakoidaan laskevan.

Taloyhtiön avaimia voi vuosien mittaan päätyä yllättävän monen ihmisen haltuun. Avaimia on osakkailla ja asukkailla, mutta niitä voidaan luovuttaa myös huoltoyhtiölle, siivoojille, urakoitsijoille ja muille kiinteistössä työskenteleville. Muuttojen ja palveluntuottajien vaihtumisen yhteydessä ratkaisevaa on, että luovutetut avaimet myös palautuvat ja niiden määrästä pidetään kirjaa.

Kaukolämpölaitteet eivät yleensä tarvitse säännöllistä huoltoa. Lämmönjakohuone on kuitenkin hyvä tarkastaa silmämääräisesti vähintään ennen lämmityskauden alkua – myös silloin, kun lämmitys näyttää muuten toimivan normaalisti.Kaikkia laitteita ei tarvitse osata huoltaa itse. Olennaisempaa on tunnistaa, mikä näyttää tai kuulostaa tavallisesta poikkeavalta ja milloin havainto kuuluu kiinteistöhuollolle, LVI-ammattilaiselle tai kaukolämpöyhtiölle.Teknisinä asiantuntijoina toimivat Fortumin Annaleena Väkeväinen ja Elsa Heinolainen, jotka kokosivat lämmönjakohuoneesta tarkistettavat asiat.

Taloyhtiön hallituksen työssä samat suuret kokonaisuudet toistuvat vuodesta toiseen: tilinpäätös, talousarvio, yhtiökokous, kunnossapitotarpeiden arviointi, sopimukset ja seuraavan vuoden suunnittelu. Niiden rinnalla kulkevat kiinteistön huolto, turvallisuus, viestintä ja mahdolliset korjaushankkeet.

Kun taloyhtiö saa palveluntarjoajaltaan, kuten isännöinti- tai kiinteistönhuoltoyhtiöltä, ilmoituksen hinnankorotuksesta, hallituksen tulee tarkistaa ensin sopimuksen ehdot. Jos hinnantarkistuksesta ei ole sovittu etukäteen esimerkiksi indeksiehdolla tai muulla täsmällisellä hinnantarkistusmekanismilla, palveluntarjoaja ei yleensä voi muuttaa sovittua hintaa yksipuolisesti. Tällöin hinnankorotus on sopimusmuutos, joka edellyttää taloyhtiön hyväksyntää.

Isännöitsijän tehtävä on keskeinen osa taloyhtiön sujuvaa arkea, mutta käytännöt isännöitsijän valinnasta ja vastuista eivät aina ole asukkaille tai hallituksen uusille jäsenille selviä. Kuka päättää isännöitsijän ottamisesta, mitä tehtäviä hänelle kuuluu ja miten vastuut ja korvaukset sovitaan?Milloin taloyhtiö tarvitsee isännöitsijän, miten hänen tehtävänsä määritellään ja mihin lakiin hänen toimintaansa sovelletaan? Olitpa taloyhtiön hallituksen jäsen tai kiinnostunut yhtiön hallinnosta, tämä kirjoitus auttaa ymmärtämään, miten isännöitsijä valitaan ja mitä hänen roolinsa käytännössä tarkoittaa.Isännöitsijän tehtävät vaihtelevat taloyhtiön koon, sopimuksen ja hallituksen työnjaon mukaan. Käytännössä isännöitsijä huolehtii taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Tehtäviin voi kuulua esimerkiksi laskujen ja sopimusten hoitoa, kunnossapidon valmistelua, kokousasioiden valmistelua, osakas- ja asukasviestintää sekä yhteydenpitoa huoltoyhtiöön, urakoitsijoihin ja viranomaisiin.Isännöitsijä ei kuitenkaan korvaa taloyhtiön hallitusta. Hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä, kun taas isännöitsijä hoitaa hänelle kuuluvat käytännön tehtävät hallituksen ohjeiden ja isännöintisopimuksen mukaisesti.

Kesälomien jälkeen taloyhtiössä palataan arkeen: asukkaat palaavat koteihinsa, hallituksen kokoukset käynnistyvät ja syksyn tärkeimmät asiat nousevat isännöitsijän kanssa pöydälle. Elokuu on hyvä hetki tarkistaa, missä kunnossa taloyhtiö on ennen syyssateita, pimeitä iltoja ja lämmityskauden alkua.Taloyhtiön hallituksen ei tarvitse ratkaista kaikkea itse, mutta sen tehtävä on varmistaa, että kunnossapito, turvallisuus, talous ja päätöksenteko ovat hallinnassa. Kun huollot, tarkistukset ja asukasviestintä hoidetaan ajoissa, moni ongelma ehditään korjata ennen kuin siitä tulee kiireellinen ja kallis.

Taloyhtiön velvollisuus ei ole korvata varastettua pyörää, mutta yhtiön vastuulla on huolehtia yhteisten säilytystilojen asianmukaisesta kunnossapidosta ja turvallisuudesta. Kun sähköpyörien määrä kasvaa, myös pyörävarastojen toimivuutta tarkastellaan yhä useammin osana kiinteistön käytettävyyttä ja turvallisuutta.

Asuntokauppa voi kaatua yllättävän pieniin puutteisiin. Usein kyse on isännöitsijäntodistuksesta. Kun tiedot vuokratontista, yhtiölainasta tai vastikkeista jäävät epäselviksi, ostaja ei pysty arvioimaan asumisen todellisia kustannuksia. Isännöitsijäntodistuksen tarkka sisältö kannattaa varmistaa.